Formarse » Tutorials » Com fer un quadrant de feina?
En qualsevol empresa l'organització és vital per al seu funcionament correcte, és per això que empren programes que
permeten sistematitzar tota la data per així poder mantenir en ordre tot allò relacionat amb personal, treballs, torns, entre d'altres. En aquesta oportunitat et diré com fer un quadrant de feina per al teu negoci o empresa. Primerament, has de
tenir en mà totes les dades importants per omplir la
planilla de quadrant de treball, com ho és treballadors, servei, torns, hores contractades, entre d'altres. A més, has de
definir amb quin lapse de temps treballaràs al quadrant, pot ser setmanal, quinzenal o mensual, sent aquest últim el més recomanable. Finalment, has de
seleccionar quin és el programa que utilitzaràs per fer el quadrant, en aquest cas, si el teu personal és molt ampli has de saber que hi ha programes especialitzats que et permeten sistematitzar aquesta informació sense problemes, però, una altra opció senzilla és fer servir Excell per a aquesta tasca. A continuació, et mostraré com
realitzar dos tipus de quadrant de treball que pots aplicar en el teu cas.
Com fer un quadrant de treball?
Organitzar tot el sistema per mes és una opció còmoda, pel fet que no necessites fer aquest procés de forma reiterada, sinó que abans de començar cada mes, facilitant la focalització de la informació i minimitzar la feina. En aquest cas tens dues opcions,
seleccionar programes com Hiberus, KVP, entre altres, o fer-ho de forma manual amb Excell. Si tries algun programa especial, tu
funció no és més que la d'emplenar les caselles, doncs ja tot està predissenyat, per tant, no has de fer gaire quant a programació. Però en el cas que vulguis fer-ho manualment, el procediment a seguir és el següent:
Pas 1.- Obre un nou document a Excel✔
Per crear un nou document has de fer clic a la icona de Microsoft Excel a l'inici de Windows o pots fer seleccionar el menú
Fitxer, després Nou i per últim clic a Document en blanc.
Pas 2.- Ingressa les dades dels treballadors✔
usa la
primera columna (A) per col·locar els noms de cadascun dels treballadors, en ordre alfabètic, la
primera casella és per identificar la columna (TREBALLADORS) i els noms aniran a sota.
Pas 3.- Identifica els dies del mes✔
Aquests aniran a les diferents cel·les de la fila 1;
al costat de la secció TREBALLADORS que ocupa la casella 1-A, ingressa els 30 dies; per exemple L-01; M-02; M-03.
Pas 4.- Identifica les seccions per a salaris, horaris, entre d'altres✔
A l'última fila del teu quadrant totalitzaràs, és a dir, faràs a la primera columna caselles de: Total d'Hores Assignades, Acumulat assignat, Hores contractades, pagaments i bons ia la fila de cadascuna apareixeran els resultats.
Pas 5.- Hores de treball diari✔
En la
última columna del quadrant col·locaràs les hores laborables del dia.
Aquesta és una molt bona forma daconseguir un quadrant de treball en excell, només has d'aplicar fórmules d'autosumma, multiplicació, percentatge, entre d'altres.
Per a aquells que volen anar més enllà aquest programa és una excel·lent eina perquè si ombreges les dades et permet treure gràfics, estadístiques, entre d'altres, per observar el rendiment dels treballadors.
Com fer un quadrant de treball per torns?
En el cas que vulguis fer l'organització per torns, el procediment varia una mica, ja que hi ha
empreses o negocis que tenen dos torns, tres més, quatre més, és a dir, el reordament és una mica més complex.
Addicionalment, és
necessari llegir el marc jurídic del teu país per verificar que els torns estiguin dacord amb les lleis laborals, els temps de descans obligatoris, entre altres.
Pas 1.- Estableix els torns que fas servir ✔
has
definir els torns que tindrà el teu negoci o empresa i ordenar-los per bloc, exemple, nocturn, matí, tarda, entre d'altres.
Pas 2.- Comptar amb prou treballadors per a cada torn✔
Després has de verificar que
la demanda dels torns estigui proporcional a la quantitat de treballadors disponibles, per així, donar-li la guàrdia que necessiten. D'aquesta manera elabora un patró de treball, perquè les persones s'hi acoplin.
Pas 3.- Elabora el patró o quadrant de treball✔
Un cop llest aquest patró de treball et toca
adaptar-lo als teus treballadors i dividir la teva mà d'obra a cada patró, considerant les habilitats i capacitats de complir una tasca. És a dir, manteniment té un patró, administració un altre i així successivament.
Pas 4.- Passa el quadrant a l'ordinador✔
Et toca sistematitzar a l'ordinador, en aquest cas
tens dues opcions;
#1.1: A través d'Excel
Pots utilitzar Microsoft Excel per fer el quadrant de treball al teu ordinador, a l'apartat anterior trobes un pas a pas que t'ajudés en aquesta tasca; creant una plantilla des de zero i diferenciant els torns per colors, ja que les eines són molt completes.
#1.2: En línia
Ja sigui que descarreguis una plantilla a la web i la treballis en Excel o un altre processador de fulls de càlcul o que facis servir una en línia; aquesta opció et facilitarà i estalviara molta feina.
Pas 5.- Ingressa la informació al quadrant✔
Ara hauràs d'emplenar totes les
caselles de columnes i files, amb la informació que correspon al quadrant de treball, juntament amb els diferents torns en què els treballadors laboressin.
En fi, el quadrant de treball és un element que permet organitzar tot el teu personal, és necessari en qualsevol tipus d'emprenedoria que tinguis i el millor del cas és que hi ha una gran quantitat d'opcions que pots fer servir per obtenir-la.
Si vols conèixer aquesta i altres informacions t'invito a continuar gaudint dels continguts del nostre bloc.
