Registratie en identificatie van economische actoren (EORI): een complete handleiding

Formarse » Gratis online cursussen » Registratie en identificatie van economische actoren (EORI): een complete handleiding

Als je in de import- en exportsector werkt, kom je vroeg of laat de volgende tegen: EORI-nummer en de registratie als economische operatorHet is een van die procedures die in eerste instantie wat omslachtig lijken, maar in de praktijk vrij eenvoudig zijn als je eenmaal weet wat het is, waar het voor dient en hoe je het met de douane moet afhandelen.

Het is belangrijk om duidelijk te zijn dat Zonder EORI is douaneafhandeling in de Europese Unie niet mogelijk. Voor wie regelmatig exporteert of importeert, is een grondig begrip van het Economic Operators Registration and Identification (EORI)-systeem, de bijbehorende verplichtingen en de relatie met andere identificatienummers zoals belastingidentificatienummers (NIF), kentekenbewijzen (ROI) of btw-nummers cruciaal om vertragingen, boetes of het tegenhouden van goederen aan de grens te voorkomen.

Wat is een EORI-nummer en welke economische actor moet zich registreren?

El EORI (Registratie en Identificatie van Economische Operatoren) Het is een uniek identificatienummer binnen het douanegebied van de Europese Unie, toegekend door een douaneautoriteit aan elke economische operatorSimpel gezegd is het de code die de douane gebruikt om te achterhalen wie er achter import- en exporttransacties zit.

Het Douanewetboek van de Unie (UCC) definieert de economische operator als de persoon die, in de uitoefening van zijn of haar beroepsactiviteit,, neemt deel aan activiteiten die onderworpen zijn aan douanevoorschriften. Dat wil zeggen dat elk bedrijf (of zelfstandige) dat op professionele basis goederen importeert of exporteert, in deze categorie valt.

Dit nummer is uniek, niet-overdraagbaar en geldig in alle lidstaten van de EU. Zodra uw bedrijf (of u als natuurlijke persoon die beroepsmatig handelt) een toegewezen EORI heeft in één lidstaat, kunt u deze in elke andere EU-lidstaat gebruiken voor al uw douaneprocedures.

De EORI moet niet worden verward met het cijfer van Geautoriseerde economische operator (AEO)Alle bedrijven die betrokken zijn bij douaneoperaties moeten een EORI-nummer hebben, maar alleen degenen die een aanvraag indienen en aan strengere eisen voldoen, verkrijgen het AEO-certificaat. Dit certificaat biedt toegang tot een reeks voordelen en vereenvoudigingen op het gebied van veiligheid, controles en inklaringen.

Uiteindelijk De EORI fungeert als het douane-identificatienummer van de economische operator.De AEO-status is als het ware een extra "keurmerk van vertrouwen" dat niet verplicht is, maar wel sterk wordt aanbevolen voor bedrijven met een relevant operationeel volume.

Waarvoor wordt de EORI in de praktijk gebruikt?

Het hoofddoel van EORI is Snel en veilig operators identificeren bij alle douanekantoren in de EU.Telkens wanneer een invoer-, uitvoer- of andere douaneaangifte wordt ingediend, wordt dit nummer vermeld om de handeling aan een specifiek onderwerp te koppelen.

Dankzij dit uniforme systeem, Douaneautoriteiten kunnen risico's, veiligheid en traceerbaarheid beter beheren. van de goederen. Het gebruik van een unieke code per operator maakt het veel gemakkelijker om transacties te volgen, gegevens te vergelijken en mogelijke inconsistenties of fraude op te sporen.

Voor bedrijven is de EORI een belangrijk instrument voor om de douaneprocedures te stroomlijnen en de inklaringstijden te verkorten.Door de importeur of exporteur vanaf het begin te identificeren, kan de douane processen automatiseren, selectieve controles toepassen en dubbele informatie-uitwisseling voorkomen.

In de praktijk geldt dat als uw bedrijf geen EORI heeft en moet worden geregistreerd als exporteur of importeur bij een douane-inklaringDe zending kan niet worden vrijgegeven en wordt vastgehouden totdat de situatie is opgelost. Dit geldt voor activiteiten in havens, op luchthavens en aan landsgrenzen binnen het douanegebied van de EU.

Bovendien integreert EORI met andere elektronische systemen in de Europese Unie, waardoor het mogelijk is om de volledige documentenstroom (verklaringen, machtigingen, speciale douaneregelingenEnz.). Het blijft gekoppeld aan diezelfde code, wat het beheer en de administratie voor zowel de douane als het bedrijf vereenvoudigt.

Het belang van EORI in de internationale handel en de relatie ervan met Brexit.

In de huidige context is de EORI uitgegroeid tot een een essentieel element voor een normale bedrijfsvoering in de internationale handel Wanneer de douane van de Europese Unie van toepassing is, moeten bedrijven die regelmatig importeren of exporteren hun gegevens correct registreren om verrassingen te voorkomen.

Het belang ervan is vooral duidelijk geworden na de Brexit en de uittreding van het Verenigd Koninkrijk uit de Europese interne marktSinds 1 januari 2021 is voor elke douaneafhandeling tussen de EU en het VK vereist dat de verzender of ontvanger van de goederen wordt geïdentificeerd door een geldig EORI-nummer.

Dit betekent dat beide EU-bedrijven die handel drijven met het VKBedrijven zoals Britse bedrijven die naar de EU exporteren, hebben een EORI-nummer nodig dat erkend wordt door de douaneautoriteiten waarmee ze samenwerken. Anders kunnen zendingen niet worden ingeklaard, wat leidt tot vertragingen, onvoorziene opslagkosten en mogelijke toeslagen.

Op een meer algemeen niveau draagt ​​EORI bij aan Import- en exporttransacties verlopen vlot en conform de douanevoorschriften.Het helpt fouten in aangiften te minimaliseren, verkleint het risico op boetes voor formele niet-naleving en biedt rechtszekerheid aan de exploitant.

Tegelijkertijd is dit unieke identificatiesysteem Het versterkt de traceerbaarheid van transacties en de bescherming tegen illegale activiteiten.Dit is steeds relevanter in een geglobaliseerde omgeving waar controle over toeleveringsketens van enorm belang is.

EORI-nummeropbouw: hoe het wordt gevormd en voorbeelden

In de meeste EU-landen wordt het EORI-nummer vrij intuïtief samengesteld: het bestaat doorgaans uit... de tweeletterige ISO-code van het land (bijvoorbeeld ES voor Spanje, PT voor Portugal, enz.) gevolgd door de cijfers van het NIF-nummer of het belastingnummer van de exploitant.

In Spanje bestaat een typische EORI-code van een bedrijf uit de letters ES gevolgd door uw NIFEen naamloze vennootschap met btw-nummer A12345678 heeft bijvoorbeeld een EORI-nummer in het formaat ESA12345678. Dit nummer is, na correcte registratie, geldig bij alle douanekantoren van de Europese Unie.

In Portugal hebben economische actoren zich in het land gevestigd. Ze hoeven de EORI niet expliciet aan te vragen.Dit komt doordat het automatisch wordt gegenereerd op basis van het belastingidentificatienummer (NIF). Met andere woorden, de administratie koppelt de EORI-code zelf aan het NIF en neemt deze op in haar databases wanneer deze voor douanedoeleinden wordt geregistreerd.

Hoewel de algehele structuur vrij homogeen is, is het belangrijk om te onthouden dat Elke lidstaat beheert de initiële registratie en de koppeling met zijn eigen interne gegevensbestanden.Het is daarom altijd raadzaam om de website van de betreffende douane- of belastingdienst te raadplegen om de exacte samenstelling in elk land te achterhalen.

In elk geval, zodra de toewijzing is gedaan, De EORI is uniek en wordt voor alle toekomstige transacties behouden., zonder duplicatie of wijzigingen, tenzij de administratie zelf om zeer specifieke juridische redenen aanpassingen moet doorvoeren.

Wanneer is EORI verplicht en welke uitzonderingen bestaan ​​er?

De EORI is verplicht voor alle bedrijven en particulieren die import- of exportactiviteiten in de EU uitvoeren wanneer zij optreden als economische actoren. Dit omvat zowel commerciële bedrijven als zelfstandigen die deze activiteiten in het kader van hun bedrijf uitvoeren.

De verplichting strekt zich uit tot elke douaneprocedure met betrekking tot internationale handel: het indienen van invoer- of uitvoeraangiften, het aanvragen van speciale douaneregelingen, het verstrekken van bepaalde transportdocumenten, het aanvragen van vergunningen, enz.

In veel gevallen hebben bedrijven al een EORI zonder het te weten, omdat De administratie wijst het automatisch toe. Bij de eerste douanehandeling of bij de inschrijving in bepaalde belastingregisters (zoals het intracommunautaire btw-register) is het echter essentieel om het bestaan ​​en de geldigheid ervan te controleren alvorens met de werkzaamheden te beginnen.

Er zijn echter bepaalde uitzonderingen die bedoeld zijn voor particulieren die niet beroepsmatig in de handel actief zijnIn Spanje staat de belastingdienst bijvoorbeeld toe dat een particulier tot vijf douanetransacties per jaar uitvoert zonder een EORI-nummer te hoeven aanvragen, mits het om detailhandelszendingen gaat of als de zendingen niet gerelateerd zijn aan een doorlopende economische activiteit.

Dit is ook het geval bij exploitanten die niet in de EU gevestigd zijnIn principe zijn ze niet verplicht een EORI-nummer te hebben als ze niet wettelijk gevestigd zijn op EU-grondgebied; zodra ze echter een transactie uitvoeren die goedkeuring in de Unie vereist, is het de gebruikelijke praktijk dat ze een EORI-nummer moeten hebben dat is uitgegeven door het land waar die eerste transactie plaatsvindt of waar ze een fiscale vertegenwoordiging hebben.

Bedrijven en particulieren buiten de EU: fiscale vertegenwoordiging en koppeling met btw-nummer

Wanneer een bedrijf zijn hoofdkantoor buiten de Europese Unie heeft, maar heeft fiscale vertegenwoordiging in een lidstaat.De situatie kan echter veranderen. In dergelijke gevallen moet u een EORI-nummer hebben en ervoor zorgen dat dit correct is gekoppeld aan het belastingidentificatienummer dat u in dat land hebt verkregen (bijvoorbeeld een Spaans NIF of een Portugees NIF voor btw-doeleinden).

Dit geldt ook voor exploitanten uit derde landen die, zonder een vaste vestiging te hebben, Ze voeren met enige regelmaat douaneoperaties uit op EU-grondgebied.Om normaal te kunnen functioneren, moeten ze hun EORI-nummer koppelen aan het lokale btw-nummer dat op hun facturen en aangiften staat vermeld.

In Spanje bijvoorbeeld, als een buitenlands bedrijf een Spaans btw-nummer heeft verkregen of een fiscaal vertegenwoordiger heeft, zal de EORI blijven gebruiken die is afgegeven in het land van herkomst.maar u moet wel een aanvraag indienen voor de verband tussen die EORI en de in Spanje toegewezen NIFDeze procedure wordt uitgevoerd bij de douane en is essentieel voor een probleemloze afhandeling van zendingen.

Voor buitenlanders die in Spanje wonen en goederen willen inklaren bij de douane, is een EORI-nummer alleen niet voldoende: Het is noodzakelijk om die EORI te koppelen aan het Spaanse NIF of NIE. zodat de douane de vervoerder correct kan identificeren in haar databases.

Zonder die formele band, Ze zullen hun import- of exportactiviteiten niet correct kunnen starten.ook als ze een geldig EORI-nummer hebben dat is afgegeven in een ander EU-land of in hun land van herkomst, indien er een gelijkwaardige overeenkomst of een gelijkwaardig systeem bestaat.

Documentatie en gegevens die nodig zijn om een ​​aanvraag in te dienen voor de EORI

Het aanvragen van een EORI is meestal vrij eenvoudig, maar het vereist wel dat u enkele basisgegevens verstrekt, zodat de douane... De economische operator correct identificerenHet volgende wordt doorgaans gevraagd:

• Volledige naam en achternaam indien het een particulier betreft., of de volledige bedrijfsnaam als het een bedrijf betreft.
• Geboortedatum in het geval van natuurlijke personen, of de oprichtingsdatum voor bedrijven.
• Fiscaal domicilie geregistreerd in het land waar dit wordt aangevraagd De EORI, die in Spanje geregistreerd staat bij de belastingdienst.
• Type rechtspersoon van de aanvragerDat wil zeggen, of het nu een natuurlijk persoon, een rechtspersoon, een vereniging of een andere vorm van erkende entiteit betreft.

Naast deze gegevens kan de douaneautoriteit aanvullende informatie opvragen, zoals de Belastingnummer, btw-nummer, bedrijfsregistratie of andere ondersteunende documenten, met name in het geval van nieuwe bedrijven of exploitanten die buiten de Unie zijn gevestigd.

Het doel van dit hele proces is dat De administratie dient voor elke operator een betrouwbaar register bij te houden.zodat elke volgende douanehandeling perfect gekoppeld is aan datzelfde EORI-nummer, zonder ruimte voor verwarring.

Hoe verkrijg ik een EORI-nummer in Spanje en andere lidstaten?

De specifieke procedure voor het verkrijgen van de EORI Dat hangt af van het EU-land. waar de ondernemer gevestigd is of waar hij zijn eerste import- of exporttransactie zal uitvoeren. De algemene filosofie is echter in alle lidstaten vrijwel hetzelfde.

In Spanje heeft de Spaanse belastingdienst (AEAT) geregistreerd standaard voor een zeer hoog percentage van de mkb-bedrijven In de EORI-database wordt het nummer toegewezen dat overeenkomt met het btw-nummer. Bovendien genereert het systeem de EORI meestal automatisch wanneer een naamloze vennootschap (naamloze vennootschap) of besloten vennootschap (naamloze vennootschap) haar eerste zending verstuurt.

Desondanks is het altijd raadzaam Raadpleeg de website van AEAT Customs. Als het nummer al bestaat en actief is. Zo niet, dan kan het eenvoudig online worden aangevraagd, meestal via het Elektronisch Bureau met behulp van een digitaal certificaat, een elektronische identiteitskaart (DNIe) of het Cl@ve-systeem.

Over het algemeen is de procedure in Spanje gaat door:

1. Toegang tot het portaal van de Belastingdienst en ga naar de douaneafdeling.
2. Selecteer de procedure “Registers en volkstellingen: aanvraag voor registratie van het registratienummer en identificatie van economische actoren (EORI)”
3. Kies de optie "Registratie voor EORI Spaans". voor exploitanten die in Spanje gevestigd zijn.
4. Vul de vereiste informatie in en identificeer uzelf met behulp van digitaal certificaat, DNIe of Cl@ve.

Zodra de aanvraag is voltooid, De afscheiding is meestal binnen zeer korte tijd verholpen.In veel gevallen kan het nummer vrijwel direct worden gebruikt; in andere gevallen geeft de administratie een maximale indicatieve periode aan, die doorgaans ongeveer 48 uur bedraagt ​​voordat het in alle systemen operationeel is.

In de overige EU-landen is de aanpak vergelijkbaar: Het bedrijf vraagt ​​de EORI aan bij de nationale douaneautoriteit., vaak via online platforms, waarbij ze hun belastingidentificatienummer, registratiegegevens en een minimale beschrijving van hun buitenlandse handelsactiviteiten verstrekken.

Deadlines voor activering, validatie en gebruik van EORI

Zodra de registratie is aangevraagd, moet het EORI-nummer niet alleen worden gegenereerd, maar ook... correct geactiveerd worden in de databases zodat het in elektronische systemen in de hele Europese Unie kan worden gebruikt.

In Spanje en vele andere lidstaten, een geschatte tijdsduur tussen 24 en 48 uur Vanaf het moment dat de registratie is voltooid, is het systeem volledig operationeel. De activering vindt echter meestal vrijwel direct plaats, waardoor de operator al snel kan beginnen met het verwerken van bestellingen.

Om er zeker van te zijn dat alles in orde is, is het een goed idee om een ​​controle uit te voeren. verificatie van de geldigheid van het EORI-nummer Voordat u een grote transactie start, kunt u dit controleren via de openbare database van de Europese Commissie (Belasting- en Douane-unie) door de EORI-code in het zoekformulier in te voeren.

Het systeem zal aangeven of het nummer Het is geldig, actief en correct gekoppeld aan de operator.Deze verificatie is niet alleen erg nuttig voor het controleren van uw eigen EORI-nummer, maar ook voor het controleren van die van leveranciers, klanten of zakenpartners binnen de EU voordat u een overeenkomst sluit.

Zonder deze voorafgaande controle bestaat het risico dat het systeem fouten retourneert bij het indienen van een douaneaangifte. inconsistenties in de registratie van de operatorwaardoor vertragingen en mogelijk extra kosten ontstaan.

Verschillen tussen EORI, NIF, btw en ROI

Het komt vaak voor dat begrippen door elkaar worden gehaald en dat er enige verwarring ontstaat. EORI, NIF, btw (btw-nummer) en ROI/VIESHoewel het allemaal identificatiemiddelen zijn die in de fiscale en commerciële sector worden gebruikt, heeft elk een ander doel.

El EORI richt zich uitsluitend op douane-identificatie.Het is het nummer dat wordt gebruikt om een ​​vervoerder te koppelen aan al zijn import-, export- en andere douaneprocedures in de EU.

El NIF (Número de Identificación Fiscal) Het dient ter identificatie van personen en rechtspersonen binnen een land voor nationale belastingdoeleinden. In Spanje is het bijvoorbeeld het nummer dat wordt opgegeven voor de inkomstenbelasting (IRPF), de vennootschapsbelasting of de btw.

El BTW-nummer of BTW-nummer (nationaal of intracommunautair) verwijst naar het btw-stelsel dat transacties van goederen en diensten belast. Het is een aanduiding bedoeld voor om de btw-heffing op binnenlandse en intracommunautaire transacties te regulerenniet voor het douanebeheer van import en export met derde landen.

Weer de ROI (Register van intracommunautaire operators), ook wel bekend als VIESHet btw-informatiesysteem (VIES) is het specifieke register waarin bedrijven die intracommunautaire transacties van goederen en diensten verrichten, zijn ingeschreven. Inschrijving in het VIES betekent dat uw btw-nummer kan worden geverifieerd in de VIES-database, wat essentieel is voor het uitreiken van btw-vrije facturen tussen EU-landen wanneer aan de voorwaarden wordt voldaan.

Samenvattend is de functie ervan: EORI is de sleutel tot toegang tot de douane.Het NIF identificeert u voor interne belastingdoeleinden, VAT beheert de btw en ROI/VIES registreert degenen die binnen de EU handelen zonder douanegrenzen. Deze systemen vullen elkaar aan, maar vervangen elkaar niet.

Relatie tussen EORI en geautoriseerde economische operator (AEO)

Hoewel ze soms samen worden genoemd, EORI en OAS zijn niet hetzelfde.Alle economische actoren die douaneactiviteiten in de EU uitvoeren, moeten een EORI-nummer hebben, maar slechts een deel daarvan kiest ervoor om de status van geautoriseerde economische operator aan te vragen.

De AEO is een certificering die bepaalde operators erkent als vertrouwde douanepartners op het gebied van veiligheid, solvabiliteit en naleving van de regelgeving. Het behalen ervan vereist een diepgaander evaluatieproces dan alleen registratie bij EORI.

Degenen die deze status verkrijgen genieten doorgaans van Voordelen bij douaneafhandeling in de hele Europese Unie: minder fysieke en documentaire controles, prioriteit bij de uitgevoerde controles, toegang tot specifieke vereenvoudigingen, wederzijdse erkenning met andere landen, enz.

Hoewel EORI verplicht is voor iedereen die als economische operator optreedt, Het OAS-lidmaatschap is volledig vrijwillig.Voor bedrijven met een groot volume aan buitenlandse handel of complexe logistieke ketens is het echter vaak een zeer nuttig instrument om de concurrentiepositie te versterken.

In elk geval is het fundament waarop alles is gebouwd altijd het voorafgaande registratie in het EORI-systeemZonder dat nummer kan de douane de aanvraag voor de status van geautoriseerde economische operator niet eens beoordelen.

Gevolgen van het opereren zonder EORI en voordelen van het hebben van een EORI

Pogingen ondernemen om import- of exportactiviteiten in de Europese Unie uit te voeren zonder een vergunning te hebben Geldige en actieve EORI Dit leidt gegarandeerd tot problemen bij de douane. Het meest directe gevolg is dat de goederen niet kunnen worden ingeklaard.

De zending kan in de haven, op de luchthaven of aan de grens worden vastgehouden totdat de situatie is opgelost, wat impliceert dat opslagkosten, leveringsvertragingen en mogelijke boetes Contractuele overeenkomsten met klanten of leveranciers.

Op formeel niveau kan het ontbreken van een EORI of het gebruik van een onjuist nummer worden beschouwd als een douane-overtredingDit kan leiden tot economische sancties, afhankelijk van de regelgeving in elk land. Bovendien creëert het een negatief imago bij de autoriteiten en bemoeilijkt het latere pogingen om vereenvoudigingen te verkrijgen, zoals die welke verbonden zijn aan het OAS-statuut.

Omgekeerd biedt een correct geregistreerde en geverifieerde EORI de mogelijkheid om volledig integreren in de elektronische douanesystemenDit stroomlijnt de aangifteprocedures en vermindert het risico op fouten. Dit resulteert in minder vertragingen, minder administratieve lasten en een soepelere toeleveringsketen.

Kortom, voor elk bedrijf dat zijn buitenlandse handelsactiviteiten serieus neemt, Het in orde hebben van de EORI is een basisvereiste.Net zo belangrijk als het beschikken over de juiste transportdocumenten of een goede douaneagent die u dagelijks adviseert.

Al deze aspecten rondom het EORI-nummer – de definitie ervan, wie het nodig heeft, hoe het aan te vragen, de verschillen met btw, btw en ROI, en de rol ervan na de Brexit en binnen het kader van het douanewetboek van de Unie – vormen een essentieel onderdeel van de internationale handel in de Europese Unie. Het begrijpen en er goed mee omgaan. Dit is de beste manier om ervoor te zorgen dat douaneprocedures geen obstakel vormen, maar juist een routineus en voorspelbaar proces binnen de logistieke en fiscale strategie van elke economische speler.