- 工作日程將完全數位化、可追溯、可即時訪問，並具有高度的資料安全性。
- 它必須反映工作日的開始和結束時間、休息時間、工時類型、工作方式，並且至少保留 4 年。
- 遠距辦公、家政工人和中小企業負有全部義務；檢查部門將加強遠端監控。
- 選擇符合資料保護法規的認證軟體是避免處罰和勞資糾紛的關鍵。
El 數位工作日誌 它已成為西班牙勞動法規的重點之一。繼2019年普遍實施工時記錄義務後，政府目前正在推行一項新的皇家法令，旨在加強工時管控，推進全面數位化，並強化諸如…等權利。 數位斷線 或採取和解措施。
這項監管變化不僅影響大型企業： 所有公司、中小企業、擁有員工的個體經營者、家事服務等行業 他們將不得不審查其考勤系統。而且，他們必須迅速完成這項工作，同時還要滿足更嚴格的技術要求、勞動監察部門更嚴格的監督以及更高水準的資料安全保障。
法律背景：從 2019 年關於新的數位化工作日程記錄的義務
記錄每日工作時間的義務是在…時期引入的。 皇家法令法令8/2019該法案在《勞動者法》中新增了第34.9條。自此以後，所有公司都必須記錄每位員工每日工作的開始和結束時間，並將這些資料保存4年，並提供給員工、其法定代表人和勞動監察部門。
近幾個月來，勞動和社會經濟部一直在推動… 一份專門關於工時登記的皇家法令草案該文件闡述並明確了這項義務。儘管將每週工作時間普遍縮短至37,5小時的方案尚未獲得批准，但政府已決定加快制定考勤制度，尤其註重數位化和遠距辦公。
該草案仍在處理階段，必須包含以下方面的報告： 勞動總技術秘書處其他經濟和數位部會、西班牙資料保護局、協調和監管品質辦公室以及 商業和工會組織此外，在部長會議最終批准之前，還需要國務委員會的意見。
行政部門已宣布 緊急處理這縮短了審批時間，但預計最終批准仍不會立即生效。無論如何，該文本規定，該法規將在官方公報（BOE）上公佈20天后生效，這將使公司… 調整系統的空間非常小。.
新數位工作計畫記錄的基本義務
新規旨在盡可能減少任何即興發揮的空間，並明確規定了系統的運作方式。 每日工作日誌 因此，它具有客觀性、可靠性、不可更改性，並且對工人、檢查部門和法律代表都適用。
偉大的新穎性之一是 強制數位化草案規定，上下班打卡必須採用電子方式，禁止使用紙質打卡和人工操作或容易被竄改的解決方案。例如，以下方式均排除在外： 簽名表、不安全的 Excel 電子表格、不完整的記錄或自動打卡系統。 無需工人幹預。
登記冊中的每一項都必須包含以下內容： 非常詳細的最低內容：員工身分資訊、工作安排類型（全職或兼職）、確切的通勤時間、休息時間、等待時間和可用時間、工作方式（現場、遠端或出差）以及工時分類（正常工時、加班或補充工時）。它也必須反映 彈性工作時間，不規則的配送 或行使調解權利所花費的時間。
另一項關鍵要求是變革管理。 任何記錄變更都必須進行追蹤。該軟體會永久記錄變更的執行者、變更時間、變更原因，以及公司與員工之間是否存在分歧。實際上，這要求軟體整合非常強大的內部審計系統。
註冊表的存取權限也在加強。工作人員將能夠 立即查閱並取得您的工作行程記錄副本。以及他們的法定代表人（RLT），並向其提供履行控制職能所需的資訊：工人的身份、省份、人口以及其他可以監控工作安排和超時情況的數據。
勞動監察局也將能夠訪問 遠端和即時 這使得各公司必須保證資訊的持續可用性，並確保記錄組織有序、清晰且及時更新。
最後，公司必須與工人的法定代表人協商，制定一份… 組織和文件的內部規程 工作日程記錄。該協議必須詳細說明系統如何運作、如何打卡上下班、如何處理突發事件以及定期評估機制。
時間安排、對企業的影響以及預測的必要性
雖然文本尚未獲得批准，但以下組合 加急處理，20天內生效 這迫使企業搶先一步。如果等到法規最終確定後再開始尋找合適的軟體，可能會錯失良機，並面臨處罰。
新的工作時間表登記在許多情況下需要： 替換或徹底重新設計現有系統許多組織仍然使用電子表格、紙本表格、未連接到遠端辦公的舊終端或易於操作的手動系統，這些將不再滿足所需的不可篡改性和可追溯性要求。
除了技術成本之外，還需要投資 培訓和內部流程變更僅僅購買一個工具是不夠的：員工需要了解如何正確打卡、如何記錄休息時間、如何申請更正，以及不遵守系統的後果是什麼。
影響最大的將是員工人數眾多且輪班制度不斷變化的行業，但其他行業也是如此。 微型企業和擁有員工的個體經營者在此之前，該公司僅實施了非常基礎的考勤系統。雇主協會對相關成本表示擔憂，尤其是在需要達到一定資訊安全認證標準的情況下。
公司現在就應該開始定義一個 適應新登記冊的計劃：分析現行系統，進行風險評估，尋找符合高級國家安全方案 (ENS) 的供應商，設計內部協議和實施計劃。
遠距辦公、靈活性和數位化脫節：它們如何融入新的時間控制模式
數位化時間追蹤將對以下方面產生重大影響： 遠距辦公和混合辦公模式相關規定明確指出，遠端提供服務的人員必須記錄工作日的開始和結束時間以及相關的休息時間，以避免無休止的工作，並保障其斷網的權利。
在實踐中，這涉及使用 可從任何地方存取的電腦工具最好是使用行動應用程式或網頁解決方案，以便遠端打卡，其有效性與在辦公室打卡相同。勞動監察部門已經明確表示，簡單的簽字紙對於遠距辦公人員來說並非有效的打卡系統。
新規也重點關注了 識別工作日期間發生的干擾可用性和待命時間區分了有效工作時間和公司可支配時間。這種區分在存在等待期、隨叫隨到服務或持續支持的行業至關重要。
另一個重要環節是登記… 與數位連線中斷相關的干擾系統必須記錄這些時間段的開始和結束時間，以便記錄員工何時可以免除接聽工作電話、回覆電子郵件或訊息的義務。
各公司需要重新檢視其遠距辦公、彈性工作時間和斷線政策，以便： 使它們與實際記錄的內容保持一致如果協議能夠識別休息時間或可用時間，但未反映在時間表中，則可能會產生衝突和處罰。
書面記錄、法律效力和法院判例
近期的判例法對其分析已得出明確結論。 不完整或不可靠的紙本工作日誌國家法院宣布一項基於簡單表格的系統無效，該系統要求員工在工作日開始時簽到，但不記錄下班時間。由於該系統未能滿足記錄上下班時間的要求，因此被認定為無效。
同樣，加利西亞高等法院在2516/2024號判決中，判令一家公司支付加班費，理由是… 紙本考勤紀錄上沒有員工簽名。法院認為，如果沒有該簽名，該文件缺乏足夠的可靠性，不能用來反駁僱員的說法。
此外，歐盟法院和西班牙最高法院自身的判例也堅持認為： 關於工作時間的舉證責任在於公司。組織必須透過可靠的系統來證明實際的工作時長。
這將產生直接後果： 如果記錄有缺陷、不完整或可篡改在有關加班或工時的糾紛中，往往傾向於支持員工。因此，新的皇家法令優先考慮具有可追溯性的數位化系統，並盡可能減少手寫解決方案。
無論如何，即使使用紙本文件（例如，在臨時或補充情況下），也必須始終包含以下內容。 入職時間、離職時間、員工簽名以及至少四年的保留期限如果沒有這些要求，無效的風險非常高。
家事工人及家事工作：記錄工時的義務
其中一項最相關的新進展涉及以下領域： 家事勞工歐盟法院已宣布，國內雇主也必須像其他公司一樣，建立記錄每日工作時間的製度。
這項裁決糾正了瓦倫西亞自治區高等法院先前的解釋，該解釋在… 判決 2389/2024 它曾認為，即使是全職家事工人，也不需要強制登記工作時間。歐盟法院認為，這項例外違反了歐洲關於工作時間的規定。
在所分析的案例中， 這名家事移工要求加班，並要求請假準備餐點。 這些工時並未支付。西班牙下級法院認為這些工時屬於實物福利，而非實際工作時間。然而，歐盟法院指出，儘管家政業可能存在特殊情況，但… 記錄工作時間的基本權利.
歐洲高等法院也強調了這種風險。 基於性別的間接歧視 在家事工作中，女性從業人員比例很高。任何免除記錄工時義務的例外情況都必須有客觀合理的理由，並且要適度，而此前對家政雇主的完全豁免顯然沒有做到這一點。
基於此標準，僱用家事人員的家庭必須實施一套系統，最好是數位化系統，該系統： 記錄工作日的開始時間、結束時間和休息時間方便工人取得這些數據，以便在適當情況下申請未支付工時或超額工時補償。
因工時記錄而引起的嚴重違規、解僱和衝突
時間追蹤不僅用於防止無償加班，它也是…的基礎 證明員工有違規行為一個明顯的例子是巴斯克地區高等法院的裁決，該裁決宣布解僱銀行分行經理是合理的。
在這種情況下，工人累積了 分行一再延遲開門營業無故缺勤和試圖竄改考勤系統。銀行已證明這些行為損害了客戶利益並損害了銀行形象。
法院認為，以下因素結合起來… 持續不遵守排班規定和操縱考勤控制 鑑於該員工違反了合約中的信任和誠信原則，因此給予最高級別的紀律處分——解僱——是合理的。雖然該裁決尚未最終生效，但它確立了一個明確的先例：濫用或欺騙考勤記錄可能導致非常嚴重的後果。
同時，判例法在公司違反合約時保護員工。如果考勤系統有缺陷，如果員工被迫… 虛假簽名 或者，如果某些工時無法記錄，則工時和加班費的索賠很有可能會成功。
因此，公司和員工都必須明白，記錄工時是必要的。 對雙方都有效的控製手段如果有人故意拒絕打卡，可能會受到處罰，但如果系統不能反映實際情況或被操縱，公司將承擔後果。
休息時間、早餐時間和禮貌用語時間：哪些時間算工作時間
另一個引發許多疑問的領域是… 短暫休息和所謂的禮節性休息時間最高法院最近澄清，除非集體協議或公司協議另有規定，否則員工到達後的前 15 分鐘禮節性休息時間和短暫的早餐休息時間（最多 10 分鐘）必須計入有效工作時間。
該案例涉及一家銀行，儘管允許客戶有一定的入場時間和短暫的咖啡休息時間， 他從總工時中扣除了這些時間。工會提出申訴，最高法院裁定工會勝訴，認為在沒有明確排除的情況下，這段時間屬於約定的工作日。
這意味著公司不能靠自身力量， 扣除工資或對輕微延誤處以罰款 符合禮貌原則的，不會自動扣除早餐時間，除非有明確的規定允許這樣做。
此外，時間記錄必須足夠詳細，以反映… 彈性的進入和休息時間阻止將已融入日常工作時間的事項計入加班時間，或者反過來，隱藏不屬於法定工作時間的休息時間。
雖然這項原則源自於一起銀行糾紛，但它也適用於許多其他產業。各公司最好重新檢視其集體談判協議、內部合約以及… 軟件配置 以便工作日的計算符合最高法院的判例。
為什麼工時追蹤是勞動監察局的優先事項
近年來，勞動監察局加大了對以下方面的關注： 遵守工作時間表登記僅在 2023 年，該領域的行動就同比增長了約 45%，進行了數萬次程序，並查獲了大量的侵權行為。
這一趨勢將在2024年和2025年繼續，種種跡象表明，新的皇家法令將賦予檢查員更多權力。 更強大的控制工具尤其得益於數位計時系統的遠端和即時存取。
制裁最常見的原因包括 完全沒有登記 （有些公司根本沒有系統），請求資料時無法提供，通用記錄沒有詳細記錄實際的進出時間，或者 系統性地忽略加班.
若員工無法查閱登記冊、登記冊未依規定保存四年，或採用允許以下情況發生的方法，也會受到處罰： 輕鬆操縱數據例如不受控制的 Excel 電子表格或沒有簽名或可追溯性的手寫部分。
根據《社會秩序違法行為及處罰法》第7條的規定，這些被歸類為嚴重違法行為的罰款金額通常在以下範圍內： 751和7.500歐元罰款金額可能會根據再犯情況、公司規模或造成的損失（例如，未支付大量加班費）而增加。
如果員工拒絕打卡上班/下班怎麼辦？
有時，員工本身會因為不信任或資訊不足而阻礙註冊流程。然而，打卡的義務並非完全由公司承擔： 員工必須遵守考勤制度。 這一點已經落實，前提是它要尊重法律。
如果有人屢次拒絕打卡，公司可能會將這種行為視為違規行為。 違反僱用規定根據嚴重程度和頻率，可能會導致警告、紀律處分甚至解僱，尤其是當缺乏記錄妨礙對工作時間的監控或引起對曠工的懷疑時。
那是另一回事。 偶爾的健忘在這種情況下，合理的做法是製定一個程序來規範上下班打卡（例如，告知實際的上下班時間，以便經理可以核實更正情況），避免反應過度。
顯而易見，如果沒有工時記錄，就很難證明實際工作了多少小時。在糾紛中，這可能會對公司和員工雙方都造成損害，因此，至關重要的是… 雙方合作，確保系統正確使用。.
減少抵觸情緒的最佳策略是清楚解釋記錄的用途，確保員工可以存取自己的數據，並確保系統不會用於考勤以外的其他用途，例如： 濫用逐分鐘生產力控制.
資料安全與保護：證書、ENS 與資訊動員
企業和專業人士最關心的問題之一是考勤資料的處理。這包括以下資訊… 身份資訊、詳細日程安排、地點和工作安排此外，還必須允許多個方面訪問：公司、工人、工人代表和監察機構。
西班牙工時登記委員會 (CERJ) 堅持認為，用於遵守新規定的程序必須具備以下條件： 保證資料安全性和可追溯性的認證任何臨時搭建的應用程式都無法滿足要求：必須具備可靠的保護標準，以防止未經授權的存取、遺失、篡改或駭客攻擊。
在這種情況下，建議選擇具有數位化時間追蹤系統的平台。 至少要遵守高階的國家安全方案（ENS）。該標準要求嚴格，專為處理特別敏感資訊的環境而設計，可確保更高的保密性、完整性、可用性和可追溯性。
要使時間追蹤軟體達到高ENS標準，意味著該系統將… 可靠、易於存取、安全且經過審計此外，這將更容易向監管機構和西班牙資料保護局 (AEPD) 證明，該公司選擇的技術解決方案符合一般資料保護規範 (GDPR) 和西班牙法規。
新的數位登記系統需要資料移動性：記錄必須能夠從不同地點由不同主體訪問，這增加了資料外洩或濫用的風險。因此，選擇具備以下條件的服務提供者至關重要： 加密、存取管理、活動日誌、備份和職責分離方面的最佳實踐.
新電子記錄必須包含的最低信息
皇家法令草案和CERJ指南表明，新的數位登記冊將比簡單的出入記錄包含更豐富的資訊。每張登記冊至少應包含以下內容： 獨特的識別標識，可追蹤其整個生命週期.
此外，您還需要收集 開始時間和結束時間 當天的工作量，以及當天計劃的理論工作量，這將能夠自動檢測出超出計劃、不合規或與約定計劃的偏差。
系統還必須指示是否為工作日 全部或部分這包括是否加班或額外工時，以及工作是以現場、遠端或出差的形式完成。對於涉及值班或出差的活動，能夠衡量…至關重要。 等待時間和公司可用的時間.
另一個關鍵訊息與…有關 數據可靠性和可追溯性該系統必須能夠重建整個過程：誰輸入了信息，誰監督了信息輸入，誰隨後訪問了該信息，請求了哪些修改，何時以及通過何種方式批准了這些修改等等。
最後，員工必須能夠從任何地方輕鬆存取該記錄，以便他們可以… 檢查您的累積工時、理論工時和實際工時。以及他們的休息和斷網期的開始和結束時間。
強制性數字考勤：哪些人受影響，何時開始實施
儘管記錄工時的普遍義務自 2019 年起就已存在，但新規進一步加強了這項義務。 淘汰紙本文件和可篡改的數位系統實際上，這將要求所有公司和有員工的個體經營者都擁有強大的數位考勤系統。
這項措施將尤其影響 擁有行動員工的企業這包括銷售人員、現場技術人員或需要在客戶之間出差的專業人員。這些人員無法依賴辦公室的固定終端，需要透過手機或電腦連接應用程式或解決方案。
很多 自僱人士（僱用員工） 它們也被完全納入其中。即使是只有一兩名員工的微型企業，也必須保存符合不可篡改、可追溯和遠端存取要求的數位化考勤記錄。
對於遠距辦公或混合辦公模式的人員，相關規定禁止使用模擬或臨時方法。他們必須 他們透過工作設備進行數位打卡。將現場工作人員和遠端工作人員的工作時間整合到一個系統中。
也， 服務業、商業、旅館和餐飲業的中小企業 無論公司規模大小，也無論公司之前是否使用過非正式方法（例如簽名表或手動排班表），他們都必須向員工提供數位化考勤系統。
關於時間表，新的數位登記系統目前正在審批中。經部長會議批准後，預計不久即可生效，並有可能… 適應期最長可達六個月目標是最遲在 2026 年初全面實施該系統，儘管許多公司需要更快採取行動。
公司採用數位化記錄保存方式相對於手動記錄保存方式的優勢
除了遵守法律和避免罰款之外，一套好的數位化考勤系統還具有明顯的優勢。首先是… 自動化和減少錯誤 在工時計算和工資編制過程中，透過消除人工計算和不一致的數據。
現代解決方案可以將考勤系統與薪資管理軟體集成，從而實現以下目標： 加班、補充工時或待命時間 金額會自動反映，從而減少錯誤和金額衝突。
第二個好處是 透明度如果員工、公司、工人代表和勞動監察部門都能存取這些數據，就有助於進行內部審計、預防詐欺和發現不良行為，例如帶病上班或濫用加班。
此外，配置完善的數位註冊表有助於 避免制裁 因為這樣更容易證明遵守了最長工作時間、每日和每週休息時間、假期以及其他與工作時間相關的權利。
最後，透過集中整理和系統化所有與時間相關的信息，公司可以利用這些數據來 人力分析策略分析工作時間、生產力、缺勤率、人員流動率和工作環境之間的關係。
如何選擇最佳的數位時間追蹤軟體
用於記錄工時的工具種類繁多，但並非所有工具都符合法律要求或能與人力資源管理系統良好整合。選擇時，最好優先考慮以下解決方案： 構成完整的人力資源管理生態系統的一部分而不是孤立的應用程式。
好的時間追蹤軟體應該允許，例如： 管理缺勤、假期、病假、遠距辦公、輪班和許可證 透過同一平台，除了記錄工作日之外，還可以避免不同程序中資料重複，並確保所有工作操作的一致性。
工具的適應性也很重要。 不同的職業概況與工作模式：現場、遠端、流動、輪班、隨叫隨到等員工，提供透過行動應用程式、瀏覽器、實體終端甚至符合資料保護規定的生物辨識系統進行打卡的選項。
對於有遠距辦公員工的組織來說，為辦公室上班的員工維持一套傳統的系統，而為在家工作的員工維持另一套系統，已經不再合理。理想情況下，應該有一套… 一個統一所有簽約流程的解決方案 並允許對工作日和生產力進行聯合分析。
最後，與其他人力資源模組（績效評估、培訓、勞動力成本管理、激勵）的整合，使時間追蹤成為人才策略的關鍵部分，而不僅僅是一種官僚形式。
新框架 數位工作日誌 這將迫使所有公司採取實際行動：從紙本系統過渡到安全的數位系統，審查工作安排、遠距辦公政策和休息時間，培訓員工，並選擇經過認證的技術解決方案。那些預見到這一點，並將註冊流程視為組織工作時間和改善人員管理的契機而非僅僅是法律負擔的公司，將一開始就擁有顯著的競爭優勢。
