Ograničena verifikacija i obrazac 369: kompletan vodič za e-trgovinu i OSS

Formarse » Besplatni online tečajevi » Ograničena verifikacija i obrazac 369: kompletan vodič za e-trgovinu i OSS

Ispravno upravljanje PDV-om prilikom online prodaje unutar Evropske unije nije šala: netačna deklaracija ili propust s obrascem 369 i ograničena revizija od strane Porezne uprave mogu biti vrlo skupi. Stoga je bitno imati jasno razumijevanje šta je ovaj obrazac, kada dospijeva i kako ga Porezna uprava može pregledati.

Ako vodite posao e-trgovine, pružate digitalne usluge pojedincima u EU ili koristite tržišta za prodaju izvan Španije, ovaj model direktno utiče na vas. U nastavku ćete pronaći detaljno objašnjenje kako funkcioniše OSS/IOSS režim, ko je dužan da se pridržava propisa, kako korak po korak popuniti obrazac 369 i šta se dešava kada Španska poreska agencija (Hacienda) pokrene ograničeni postupak revizije u vezi s ovom izjavom.

Šta je model 369 i za šta se koristi?

Model 369 je periodična PDV prijava koja se koristi od 1. jula 2021. godine u Španiji za usmjeravanje poreza na prodaju robe i određenih usluga na daljinu krajnjim potrošačima koji se nalaze u drugim zemljama Evropske unije, u okviru posebnih programa jedinstvenog šaltera: OSS (One Stop Shop) i IOSS (Import One Stop Shop).

Koristeći ovaj obrazac, preduzeća i samozaposleni mogu platiti PDV u Španiji za sve ostale države članice EU , izbjegavajući potrebu za registracijom i podnošenjem PDV prijava u svakoj zemlji u kojoj imaju pojedinačne klijente. Španska poreska agencija zatim raspoređuje iznose PDV-a poreskim vlastima svake zemlje u kojoj se roba ili usluge konzumiraju.

Ovaj obrazac ne zamjenjuje interni PDV obrazac, već dopunjuje obrasce kao što su 303, 349 i 390. Obrazac 303 se i dalje koristi za domaće transakcije koje podliježu španskom PDV-u, dok je obrazac 369 rezervisan za B2C prodaju unutar Zajednice i uvoz male vrijednosti koji je obuhvaćen IOSS-om (Međunarodna organizacija za standardizaciju prodaje).

U praksi, obrazac 369 je kontrolna tabla za PDV unutar zajednice : on prijavljuje državu po državu, poresku stopu po poresku stopu, oporezivu osnovicu i obračunati iznos, ali ne odbija PDV plaćen u drugim državama, jer se taj odbitak upravlja na druge načine.

Ko je dužan podnijeti obrazac 369

Obaveza podnošenja obrasca 369 odnosi se na samozaposlene osobe i kompanije koje se odluče za OSS ili IOSS sheme kako bi pojednostavile usklađenost s PDV-om u EU. To nije opći obrazac za sve: posebno je dizajniran za one koji obavljaju određene prekogranične B2C transakcije.

Takozvani režim Unije (OSS ili UOSS) uključuje poduzetnike i profesionalce sa sjedištem u državi članici EU (na primjer, u Španiji) koji obavljaju prodaju robe ili usluga na daljinu krajnjim potrošačima u drugim državama članicama, pod uvjetom da ukupni obim prekogranične prodaje pojedincima prelazi 10.000 eura godišnje.

Obaveza podnošenja ovog obrasca također uključuje digitalne platforme i tržišta koja se, prema pravilima PDV-a, smatraju isporukom robe samim pojedincima (na primjer, određeni slučajevi tržišta koja posreduju u prodaji uvozne robe niske vrijednosti ili u prodaji od neregistriranih dobavljača).

EUOSS (Eksterna shema PDV-a Evropske unije) primjenjuje se na preduzeća ili profesionalce koji nisu osnovani u EU (ili su osnovani na teritorijama kao što su Kanarski otoci, Ceuta ili Melilla bez stalne poslovne jedinice na području PDV-a) koji pružaju usluge potrošačima iz EU i odlučuju se za centralizaciju svojih PDV prijava preko jedne države članice. Prag od 10.000 eura ovdje se ne primjenjuje : ako se usluge pružaju u zemlji potrošnje, ili se registrujete u svakoj zemlji ili se odlučite za ovu shemu.

Uvozni režim (IOSS) primjenjuje se na dobavljače i platforme, bez obzira na to da li su osnovani u EU ili ne, koji prodaju robu uvezenu iz trećih zemalja ili teritorija na daljinu u pošiljkama čija suštinska vrijednost ne prelazi 150 eura , isključujući robu koja podliježe akcizama. U ovom slučaju, obrazac 369 se podnosi mjesečno.

Ukratko, oni koji su registrovani u okviru jedne od ovih shema i prodaju robu ili pružaju usluge krajnjim potrošačima u EU koji prelaze prag od 10.000 eura u OSS shemi Unije ili koriste IOSS shemu za uvoz niske vrijednosti dužni su podnijeti obrazac 369, bez obzira da li se radi o e-trgovini, tržištima, softverskim preduzećima, platformama za streaming ili bilo kojem drugom pružaocu digitalnih usluga.

Transakcije koje su prijavljene u obrascu 369

Obrazac 369 je osmišljen za centralno prikupljanje transakcija oporezivih PDV-om u drugim državama članicama prilikom korištenja sistema jedinstvenog šaltera. Ovdje nisu uključene sve međunarodne prodaje ili transakcije unutar Zajednice; samo određene kategorije.

Prva glavna kategorija transakcija koje se moraju prijaviti je prodaja robe na daljinu između preduzeća i potrošača (B2C) unutar EU . To je prodaja u kojoj se roba prevozi iz jedne države članice u drugu, a kupac nije preduzeće ili stručnjak koji prijavljuje PDV, već privatna osoba ili druga vrsta primaoca koji nije obavezan da sam procijeni porez.

Usluge B2C unutar Zajednice pružene potrošačima u drugim državama članicama također se prijavljuju kada je odabran režim otvorenog koda (OSS). To često uključuje elektronske i digitalne usluge (softver, aplikacije, preuzimanja, streaming, online obuku, elektronsko savjetovanje itd.), ali i druge usluge koje se, prema pravilima o mjestu pružanja usluge, oporezuju u zemlji kupca.

U okviru uvoznog režima, obrazac 369 se koristi za evidentiranje prodaje robe na daljinu uvezene iz trećih zemalja čija vrijednost ne prelazi 150 eura. PDV se plaća u trenutku prodaje i putem ove mjesečne deklaracije, što olakšava carinjenje.

S druge strane, ovo ne uključuje intra-zajedničke B2B transakcije između operatera s PDV identifikacijskim brojevima, koje se prijavljuju u obrascima kao što je obrazac 349 i tretiraju se kao isporuke i sticanja unutar zajednice, niti isključivo internu prodaju u Španiji koja podliježe obrascu 303. Režimi OSS/IOSS se također ne koriste za prodaju izvan EU, uključujući Kanarska ostrva, Ceutu i Melillu, gdje se obično primjenjuju pravila o izvozu ili neoporezivanju.

Rokovi i učestalost: kada podnijeti obrazac 369

Obrazac 369 je periodična poreska prijava koja se, ovisno o odabranom poreskom režimu, podnosi kvartalno ili mjesečno . Razumijevanje rokova je ključno kako bi se izbjegle dodatne naknade, kamate i potencijalne kazne ako Poreska uprava otkrije kašnjenja ili neispunjavanje obaveza.

U okviru EU programa otvorenog koda (OSS) , koji koristi većina preduzeća za e-trgovinu i pružatelja digitalnih usluga sa sjedištem u zemlji EU, deklaracija se podnosi kvartalno . Uobičajeni rokovi za podnošenje su:

• Prva četvrtinaod 1. do 20. aprila.
• Drugo tromjesečjeod 1. do 20. jula.
• Treća četvrtinaod 1. do 20. oktobra.
• Četvrti trimestarod 1. do 30. januara naredne godine.

Ako posljednji dan roka pada u subotu, nedjelju ili državni praznik, rok se pomjera na sljedeći radni dan , slično kao i kod drugih samoprocjena poreza.

Prema vanjskom režimu EU, opće pravilo je također kvartalno podnošenje, tako da kompanija bez poslovnog sjedišta centralizuje svoje obaveze PDV-a za B2C usluge na jednoj kontaktnoj tački unutar EU, s istim rokovima u aprilu, julu, oktobru i januaru.

Nasuprot tome, prema režimu uvoza (IOSS), obrazac 369 se podnosi mjesečno . Izjava koja odgovara transakcijama određenog mjeseca mora se podnijeti, a PDV platiti između 1. i 20. dana sljedećeg mjeseca, s tim da se pravilo odgađanja na sljedeći radni dan primjenjuje i ako posljednji dan nije radni dan.

Sve dok je poreski obveznik registrovan u bilo kojem od ovih poreskih režima, obavezan je da podnese Obrazac 369 čak i ako nije bilo transakcija tokom tog perioda . U tom slučaju, treba odabrati opciju "bez aktivnosti" kako bi se izbjegle kazne za nepodnošenje prijave.

Registracija na jednom mjestu i odnos s drugim modelima

Da bi koristili obrazac 369, poreski obveznici se prvo moraju registrovati u odgovarajućoj posebnoj shemi jedinstvenog šaltera na osnovu svojih transakcija. U Španiji se registracija vrši elektronski putem web stranice Poreske uprave.

U slučaju poduzetnika i profesionalaca sa sjedištem u Španiji koji žele iskoristiti režim Unije (OSS) , registracija popisa se vrši korištenjem obrasca 035 , u kojem se izjavljuje namjera korištenja jedinstvenog šaltera za prodaju robe na daljinu i pružanje B2C usluga drugim državama članicama.

Nakon što se prekorači zajednički prag od 10.000 eura godišnje u prodaji privatnim licima unutar EU (u svim zemljama), registracija kod OSS-a (Sistema socijalnog osiguranja) prelazi iz dobrovoljne u praktično obaveznu ako preduzeće želi izbjeći direktnu registraciju u svakoj zemlji odredišta. Od tog trenutka, vlasnik preduzeća mora fakturisati koristeći stopu PDV-a zemlje kupca i prijaviti te doprinose koristeći obrazac 369.

Dok se taj prag ne dostigne, B2C prodaja unutar Zajednice može se i dalje oporezivati ​​prema španskom PDV-u , uključujući je u obrazac 303 kao domaće transakcije. Međutim, uredba omogućava preduzećima da se dobrovoljno odluče za OSS od samog početka, što je preporučljivo za one koji očekuju brz rast ili čija je prodaja raspoređena u više zemalja.

U okviru uvoznog režima, registracija kod IOSS-a generira NIOSS broj koji identificira dobavljača ili, gdje je primjenjivo, njegovog posrednika. Ovaj kod mora biti uključen u svaku mjesečnu prijavu na Obrascu 369, jer povezuje prodaju uvozne robe na daljinu s PDV-om koji se plaća u okviru ovog režima.

Kako korak po korak popuniti obrazac 369

Obrazac 369 se uvijek mora podnijeti elektronski putem web stranice Porezne uprave. Papirne prijave se ne prihvataju. Za pristup obrascu će vam trebati digitalni certifikat, elektronska lična karta (DNIe) ili Cl@ve PIN ( za fizička lica).

Nakon što je deklarant identifikovan, pristupa se odjeljku koji odgovara modelu 369 – Posebni programi PDV-a OSS/IOSS , gdje se bira program (Unija, izvan Unije ili uvoz) i period koji se prijavljuje (godina i kvartal ili mjesec, ovisno o slučaju).

Prvi dio je za popunjavanje identifikacionih podataka : poreski identifikacijski broj poreskog obveznika (NIF), ime ili naziv kompanije, poreska godina i period, kao i NIOSS broj ako je poreski obveznik pod režimom uvoza. U ovom trenutku, polje "bez aktivnosti" može se označiti ako tokom perioda nisu izvršene transakcije.

Zatim se prikazuje odjeljak za transakcije koje treba prijaviti . Obrazac je organiziran u odvojene odjeljke za usluge i za isporuku robe, te, gdje je primjenjivo, za transakcije izvršene iz država članica koje nisu zemlja identifikacije, kada postoje stalne poslovne jedinice u drugim zemljama.

Prema režimu EU, prilikom prijavljivanja digitalnih usluga pruženih pojedincima unutar EU , odabire se odjeljak "Usluge pružene iz države članice identifikacije Španija i iz stalnih poslovnih jedinica koje se nalaze izvan EU". Unutar ovog odjeljka kreira se "novi zapis" za svaku kombinaciju zemlje potrošnje i primjenjive stope PDV-a.

Za svaki zapis popunjavaju se polja kao što su šifra zemlje potrošnje (prema listi šifri država članica), korištena poreska stopa i odgovarajući oporezivi iznos . Sistem automatski izračunava iznos PDV-a, koji se također može ručno unijeti ili pregledati.

Slično tome, kada se radi o prodaji robe na daljinu privatnim osobama unutar EU , koristi se odjeljak "Isporuke robe otpremljene ili prevezene iz države članice identifikacije Španija". Slijede se isti koraci: nova registracija, odabir zemlje potrošnje, stopa PDV-a, oporezivi iznos i provjera dospjelog PDV-a.

U rjeđim situacijama, kao što su pružanje usluga iz stalnih poslovnih jedinica u drugim državama članicama ili isporuke robe izvršene iz skladišta koja se nalaze izvan Španije, koriste se odgovarajući specifični odjeljci, ponavljajući istu logiku evidencije po zemlji i poreskoj stopi.

Obrazac 369 također omogućava ispravke u prethodnim periodima . Ako se otkrije greška u prethodno podnesenoj prijavi, ispravka se obično vrši podnošenjem zamjenske prijave ili evidentiranjem odgovarajućih promjena u tekućem periodu, slijedeći upute Poreske uprave.

Nakon što su svi podaci uneseni, prikazat će se sažetak porezne prijave s ukupnim iznosom duga. Preporučljivo je pažljivo pregledati podatke (države, stope PDV-a, porezne osnovice i iznosi) prije nego što nastavite s elektronskim potpisom.

Posljednji korak je potpisivanje i slanje obrasca elektronskim putem . Nakon validacije, sistem generira potvrdu o podnošenju u PDF formatu s referentnim brojem, datumom i vremenom. Vrlo je važno sačuvati ovu potvrdu, jer služi kao dokaz u slučaju budućih revizija ili pregleda od strane poreskih organa.

Praktični primjeri i ispravno fakturiranje

Da biste bolje razumjeli opseg modela 369, korisno je vidjeti neke stvarne primjere prodaje i kako bi se ona trebala fakturirati ovisno o tome ko je kupac, zemlja odredišta i da li su prekoračeni pragovi fakturiranja unutar zajednice.

Zamislite špansku online trgovinu koja prodaje odjeću potrošačima u Francuskoj, Njemačkoj i Italiji. Ako ukupna godišnja B2C prodaja u sve zemlje EU prelazi 10.000 eura , kompanija je dužna da se registruje kod OSS-a koristeći obrazac 035 i fakturiše sa stopom PDV-a svake zemlje (na primjer, 20% za Francusku, 19% za Njemačku i 22% za Italiju), prijavljujući ove iznose kvartalno na obrascu 369.

Još jedan tipičan primjer je španska kompanija koja nudi pretplate na softver ili online kurseve pojedincima u različitim državama članicama EU. Ako njena digitalna prodaja potrošačima u EU također prelazi 10.000 eura godišnje, mora se odlučiti za režim PDV-a EU, primijeniti stopu PDV-a zemlje kupca i prijaviti PDV koristeći obrazac 369, bez potrebe za registracijom za PDV u svakoj zemlji.

Što se tiče izdavanja faktura , pravila variraju u zavisnosti od toga da li je klijent kompanija ili pojedinac, i da li su oboje registrovani kao operateri unutar Zajednice. Na primjer, prilikom prodaje kompanijama iz EU gdje su obje strane registrovane u Sistemu razmjene informacija o PDV-u (VIES), standardna praksa je primjena mehanizma obrnutog oporezivanja i fakturisanje sa nultom stopom PDV-a , bez uključivanja ovih transakcija u obrazac 369.

Ako se prodaja vrši kompanijama iz EU, ali španski dobavljač nije registrovan u Sistemu razmjene informacija o PDV-u (VIES) ili kupac ne djeluje kao operater unutar zajednice, obično se primjenjuje španski PDV i ove transakcije će biti prijavljene na obrascu 303 kao domaća prodaja, a ne na obrascu 369. Slično tome, prodaja fizičkim osobama iz EU koja ne prelazi prag od 10.000 eura može se prijaviti sa španskim PDV-om na obrascu 303, osim ako sistem jedinstvenog šaltera nije dobrovoljno odabran.

Kada se roba ili usluge prodaju potrošačima izvan EU, uključujući teritorije kao što su Kanarski otoci, Ceuta i Melilla , često se primjenjuje nulta stopa PDV-a jer se radi o izvozu ili transakcijama koje ne podliježu PDV-u u kontinentalnoj Španiji i na Balearskim otocima. Ove transakcije također ne spadaju u opseg obrasca 369, iako mogu imati druge carinske i porezne implikacije.

Ograničena verifikacija modela 369: postupak i rokovi

Podnošenje Obrasca 369 ne sprečava Poreznu upravu da pregleda njegov sadržaj putem ograničenog postupka provjere . Ova vrsta radnje je relativno uobičajena kada se otkriju neslaganja između prijavljenih podataka i informacija dostupnih u bazama podataka Porezne uprave ili drugih država članica.

Ograničena provjera je postupak upravljanja porezom koji se obično pokreće po službenoj dužnosti, zahtjevom od poreskog obveznika da pojasni ili opravda određene operacije, ili čak direktnom obavijesti o prijedlogu privremenog poravnanja kada Uprava smatra da ima dovoljno informacija.

Postupak se može pokrenuti, na primjer, ako iznosi prijavljeni u obrascu 369 ne odgovaraju podacima o prodaji koje pružaju elektronske platforme, carina u IOSS operacijama ili druge poreske uprave EU u okviru razmjene informacija o PDV-u.

Nakon pokretanja postupka, poreski organi mogu zahtijevati fakture, računovodstvene evidencije, dokaze o plaćanjima , dokumentaciju o lokaciji klijenta ili bilo koje druge informacije relevantne za provjeru tačnosti iznosa PDV-a prijavljenih u obrascu 369. Poreski obveznik ima rok za odgovor i dostavljanje potrebne dokumentacije.

Prije donošenja odluke ili privremene procjene, Porezna uprava mora obavijestiti poreznog obveznika o predloženoj procjeni ili odluci kako bi mogao dostaviti argumente u roku od deset dana. U ovoj fazi preporučljivo je pažljivo pregledati izračune, uključene zemlje i primijenjene stope PDV-a, jer greška u lokaciji ili poreznoj stopi može utjecati na nekoliko poreznih plaćanja.

Ograničeni pregled Obrasca 369 mora se završiti u roku od najviše šest mjeseci od njegovog početka. Postupak se može prekinuti izričitom odlukom Porezne uprave, istekom roka za pregled ili pokretanjem postupka inspekcijskog nadzora koji se odnosi na istu materiju, ali sa širim opsegom.

Ako se poreski obveznik ne slaže sa privremenim poravnanjem ili sa rješenjem donesenim na kraju provjere, može podnijeti žalbu za ponovno razmatranje u roku od mjesec dana istom uredu koji je donio akt, pod uslovom da istovremeno ne podnese ekonomsko-administrativni zahtjev.

Alternativno ili naknadno, nadležnom organu se može podnijeti ekonomsko-administrativni zahtjev , također u roku od mjesec dana od obavještenja o odluci ili od datuma kada se žalba za ponovno razmatranje smatra odbijenom. U ovim žalbama je bitno jasno argumentirati zašto se osnovice i kvote prijavljene u obrascu 369 smatraju ispravnim ili, gdje je to primjenjivo, predložiti odgovarajuće prilagođavanje.

Posljedice zakašnjelog ili potpunog nepodnošenja obrasca 369

Nepoštivanje rokova za podnošenje obrasca 369 ili izostavljanje deklaracije može rezultirati dodatnim naknadama, kamatama i kaznama , kao i mogućim problemima u drugim državama članicama zbog neplaćanja dospjelog PDV-a.

Ako se samoprocjena podnese dobrovoljno nakon isteka roka bez prethodne najave, primjenjuju se dodatne naknade za zakašnjelo podnošenje bez najave , koje zavise od vremena proteklog od isteka roka:

• Kašnjenje do 3 mjesecaDoplata od 5% na iznos koji treba platiti.
• Između 3 i 6 mjeseciDoplata od 10%.
• Između 6 i 12 mjeseciDoplata od 15%.
• više od 12 mjeseciDodatna naknada od 20%, plus kamata za zakašnjelo plaćanje.

Ove dodatne naknade se automatski dodaju glavnom dugu, tako da što se duže odlaže podnošenje prijave , to je veći konačni iznos koji se plaća. U slučaju velikih količina PDV-a unutar Zajednice, razlika može biti vrlo značajna.

Pored dodatnih naknada, nepodnošenje ili ozbiljne netačnosti u Obrascu 369 mogu rezultirati određenim finansijskim kaznama . Iznosi zavise od težine prekršaja i od toga da li postoji ekonomska šteta, ali mogu varirati od relativno niskih fiksnih iznosa do proporcionalnih kazni koje dosežu visok procenat neprijavljenih poreza.

U posebno ozbiljnim slučajevima, kao što su ponovljeno nepoštivanje propisa ili namjerno prikrivanje transakcija velike vrijednosti, Poreska agencija može poduzeti mjere zapljene ili blokiranja računa kako bi se osigurala naplata, pa čak i pokrenuti ozbiljnije upravne ili sudske postupke.

Da biste izbjegli dostizanje ovih ekstrema, najrazumnije je kontinuirano kontrolisati prodaju unutar zajednice , znati kada je prekoračen prag od 10.000 eura, registrovati se na vrijeme u OSS ili IOSS i strogo se pridržavati rokova za podnošenje i plaćanje obrasca 369.

Ako se otkrije greška u prethodno podnesenoj deklaraciji ili ako je neka transakcija izostavljena, moguće ju je ispraviti putem zamjenskih ili korektivnih deklaracija i, gdje je to primjereno, plaćanjem dodatnih naknada s odgovarajućim doplatama, čime se smanjuje rizik od formalnih kazni od strane Uprave.

Iz praktičnih razloga, najbolje je shvatiti Obrazac 369 i njegovu potencijalno ograničenu reviziju ne kao prijetnju, već jednostavno kao još jedan dio standardne poreske usklađenosti za online preduzeća koja prodaju širom Evropske unije. Pravilno konfigurisanje stopa PDV-a po zemljama u vašoj online prodavnici, čuvanje sve dokumentacije i pažljiv pregled svake prijave je najbolja strategija kako biste osigurali da svaka poreska revizija ostane puka formalnost bez ikakvih neugodnih iznenađenja.