Volledige handleiding voor het bijwerken van e-mail op computers

Formarse » Gratis online cursussen » Volledige handleiding voor het bijwerken van e-mail op computers

Het bijwerken van je e-mailinstellingen op je computer lijkt simpel genoeg, maar wanneer je je wachtwoord wijzigt, je provider verandert of er iets niet meer werkt , kan het een behoorlijke hoofdpijn worden. Bovendien heeft elk programma (Outlook, Gmail, de Windows Mail-app, enz.) zijn eigen menu's en namen voor dezelfde functie, wat het er zeker niet makkelijker op maakt.

In deze handleiding vindt u een zeer gedetailleerde uitleg, in het Spaans (Spanje), over hoe u uw e-mail op uw pc kunt controleren, wijzigen en bijwerken . U leert hoe u dit kunt doen via het Configuratiescherm van Windows, Outlook voor Windows, de Microsoft Mail- en Agenda-app en ook hoe u Gmail kunt gebruiken om e-mails van andere accounts te controleren en te verzenden (POP3/IMAP). We gaan stap voor stap te werk met alle nodige details, zodat u niet door talloze verschillende handleidingen hoeft te bladeren.

Basisconcepten voordat u aan de e-mailinstellingen begint

Voordat je wijzigingen aanbrengt op je computer, is het belangrijk om duidelijk te weten welke gegevens je nodig hebt en wat elke waarde betekent. Als zelfs maar één waarde onjuist is, kan je e-mail niet meer werken (je kunt geen e-mails verzenden, ontvangen of beide).

De minimale informatie die u bij de hand moet hebben, meestal verstrekt door uw e-mailprovider (aanbieder, hostingbedrijf, Yahoo, iCloud, enz.), omvat accounttype, servers, poorten en versleuteling . Hoewel de namen enigszins kunnen variëren afhankelijk van het programma, verwijzen ze in wezen allemaal naar hetzelfde.

Het accounttype is meestal POP3 of IMAP. IMAP bewaart e-mails op de server en synchroniseert alles tussen apparaten, terwijl POP3 berichten naar je computer downloadt (en, afhankelijk van de instellingen, ze mogelijk van de server verwijdert). Deze keuze is belangrijk als je dezelfde inhoud wilt zien op je telefoon, tablet en pc.

De gegevens van de inkomende en uitgaande mailserver zijn ook essentieel . De inkomende server kan IMAP of POP zijn (bijvoorbeeld imap.yourdomain.com of pop.yourdomain.com), en de uitgaande server is meestal SMTP (smtp.yourdomain.com). Zonder deze correct gespelde namen weet het programma niet waarmee verbinding moet worden gemaakt.

Daarnaast moet u de poortnummers voor elke server en het gebruikte beveiligingstype (SSL, TLS of andere versleutelingsmethoden) controleren. Veel beveiligde POP-accounts gebruiken bijvoorbeeld poort 995, terwijl SMTP doorgaans poort 587 met TLS gebruikt. Als de poort of de versleuteling niet overeenkomt met wat uw provider aangeeft, kunnen berichten niet worden verzonden of ontvangen.

Controleer tot slot uw inloggegevens : gebruikersnaam (meestal uw volledige e-mailadres) en uw huidige wachtwoord. Als u uw wachtwoord op de webdienst hebt gewijzigd (bijvoorbeeld op de website van uw provider of in uw Microsoft-account), moet u dat nieuwe wachtwoord invoeren in het e-mailprogramma van uw computer.

E-mailinstellingen bijwerken via het Configuratiescherm van Windows

Op veel Windows-computers, met name die waarop Outlook voor desktops wordt gebruikt , is er een specifiek pictogram in het Configuratiescherm met de naam ' Mail' . Dit pictogram biedt toegang tot een geavanceerder gedeelte waar Outlook-profielen en e-mailaccounts tot in detail kunnen worden beheerd.

De eerste stap is het openen van het Configuratiescherm . In Windows 10 typt u 'configuratiescherm' in het zoekvak naast de Startknop en selecteert u het bijbehorende resultaat. In Windows 8.1 kunt u er ook rechtstreeks naar zoeken vanuit het Startscherm, en in Windows 7 klikt u gewoon op de Startknop en vervolgens op 'Configuratiescherm'.

Eenmaal in het programma, zoek je naar het pictogram met de tekst 'Mail' (soms staat er 'Mail (Microsoft Outlook)' of iets dergelijks). Als je dit opent, krijg je het venster met de Outlook-mailinstellingen te zien, waar je profielen en accounts kunt beheren.

In dat venster ziet u een optie om toegang te krijgen tot uw e-mailaccounts . Als u erop klikt, wordt het standaardvenster 'Accountinstellingen' geopend, waarin een lijst wordt weergegeven met accounts die al in dat Outlook-profiel zijn geconfigureerd (Exchange, POP, IMAP, enz.). Daar kunt u het account selecteren dat u wilt bekijken of corrigeren.

Selecteer het account waarmee u problemen ondervindt of dat u wilt bijwerken en tik op 'Wijzigen' . U komt dan op een scherm terecht met basisgegevens: uw naam, e-mailadres, accounttype, inkomende en uitgaande mailservers en inloggegevens.

Op dit scherm moet u de huidige waarden vergelijken met de waarden die uw e-mailprovider heeft opgegeven . Let vooral op de servernamen (inkomend en uitgaand) en het accounttype (POP of IMAP). Als er iets niet overeenkomt, corrigeer dit dan zodat de instellingen overeenkomen met de officiële gegevens.

In het inloggedeelte ziet u uw gebruikersnaam en wachtwoord . Controleer of uw gebruikersnaam correct is (dit is vaak uw volledige e-mailadres) en of uw wachtwoord actueel is. Als u uw wachtwoord onlangs hebt gewijzigd op de website van uw provider, moet u hier uw nieuwe wachtwoord invoeren.

Om toegang te krijgen tot geavanceerde poort- en beveiligingsopties, klikt u op Meer instellingen… . Er wordt een venster met verschillende tabbladen geopend; het tabblad 'Geavanceerd' is voor ons van belang. Hier worden inkomende en uitgaande serverpoorten en versleutelingstypen beheerd.

Op het tabblad 'Geavanceerd' vindt u de poortnummers van de server . Voor de inkomende server ziet u iets als IMAP of POP met een numeriek veld (bijvoorbeeld 993, 995, 110, enz.). Voor de uitgaande server staat er meestal SMTP met een nummer zoals 587 of 465. Vergelijk deze waarden met de documentatie van uw provider of met andere gegevens die u hebt genoteerd.

Naast elke poort staat meestal een optie die het type versleutelde verbinding aangeeft (SSL/TLS, STARTTLS, Geen, enz.). Het kiezen van de juiste poort en versleutelingscombinatie is essentieel, aangezien sommige combinaties incompatibel zijn (een poort die SSL vereist, werkt bijvoorbeeld niet als u deze zonder versleuteling gebruikt). Daarom is het raadzaam om de beste praktijken op het gebied van online beveiliging te raadplegen.

Nadat u de poorten en versleuteling hebt aangepast, klikt u op OK om dat venster te sluiten en terug te keren naar het hoofdscherm voor accountbeheer. Voordat u afsluit, is het sterk aan te raden de optie ' Accountinstellingen testen' te gebruiken . Hiermee worden een aantal verbindingscontroles uitgevoerd en testberichten verzonden en ontvangen.

Als de test fouten of waarschuwingen weergeeft , betekent dit dat er nog steeds gegevens niet kloppen (verkeerd gespelde servernaam, onjuiste poort, verkeerd wachtwoord, enz.). U moet elk veld zorgvuldig controleren en indien nodig contact opnemen met uw e-mailprovider om de instellingen te bevestigen.

Als de test echter eindigt met groene vinkjes die bevestigen dat alles correct is geconfigureerd, kunt u het testvenster sluiten, op 'Volgende' klikken en vervolgens op 'Voltooien'. Vanaf dat moment zou u normaal e-mails moeten kunnen verzenden en ontvangen met de nieuwe instellingen.

E-mailinstellingen rechtstreeks in Outlook voor Windows bijwerken

Naast het Configuratiescherm biedt Outlook voor Windows de mogelijkheid om e-mailinstellingen rechtstreeks vanuit het programma te wijzigen . Dit is erg handig als u het programma dagelijks gebruikt en slechts enkele details hoeft aan te passen, zoals het wachtwoord of de server voor uitgaande e-mail.

Om te beginnen opent u Outlook op uw computer en klikt u in de linkerbovenhoek op het tabblad 'Bestand'. U komt nu in het overzicht met accountgegevens, waar u verschillende opties met betrekking tot uw postvakken en profielen kunt beheren.

In het centrale gedeelte ziet u een sectie genaamd 'Accountgegevens' , met een keuzemenu waarmee u het account kunt selecteren dat u wilt bekijken (als u er meer dan één hebt geconfigureerd). Kies het account dat overeenkomt met het e-mailadres dat u wilt bijwerken.

Direct daaronder ziet u de optie Accountinstellingen . Als u hierop klikt, verschijnt een menu met verschillende opties, afhankelijk van wat u precies wilt wijzigen: servergegevens, accountnaam, synchronisatie of zelfs uw profiel.

Als je naar 'Accountinstellingen' gaat, kom je terug in het venster waar je nieuwe accounts kunt toevoegen, accounts die je niet meer gebruikt kunt verwijderen en de servers voor bestaande accounts kunt aanpassen . Net als eerder kun je hier een account selecteren en op 'Wijzigen' klikken om het in detail te bewerken.

In andere gedeeltes van hetzelfde menu vindt u opties om de beschrijvende naam van het account te wijzigen (de tekst die u in de Outlook-accountlijst ziet) en aan te passen hoeveel dagen aan e-mail u wilt synchroniseren. Dit is handig als u zeer grote mailboxen hebt en het lokale archief van uw computer niet wilt overbelasten.

Het meest relevante onderdeel voor de meeste gebruikers is Serverinstellingen . Daar kunt u inloggegevens (inclusief wachtwoord), servernamen, poorten en authenticatie wijzigen, net zoals we in het Configuratiescherm hebben gezien.

Als u uw wachtwoord bij uw e-mailprovider hebt gewijzigd (bijvoorbeeld via de website van uw hostingprovider, Outlook.com of het beheerderspaneel van Microsoft), moet u datzelfde wachtwoord ook in de serverinstellingen van Outlook bijwerken . Anders blijft Outlook proberen verbinding te maken met het oude wachtwoord en krijgt u authenticatiefouten.

Daarnaast kunt u vanuit dit menu tussen Outlook-profielen wisselen of meerdere profielen beheren . Dit is vooral handig als u een computer deelt, zeer verschillende instellingen hebt voor werk en privégebruik, of zakelijke accounts wilt scheiden van persoonlijke accounts.

Nadat u de benodigde instellingen hebt aangepast (servers, poorten, versleuteling, gebruikersnaam en wachtwoord), bevestigt u de wijzigingen en klikt u op Volgende en vervolgens op Voltooien . Outlook controleert de nieuwe configuratie en zal deze, als alles correct is, gebruiken voor toekomstige verzendingen en ontvangsten.

De Microsoft Mail- en Agenda-app bijwerken en gebruiken

In moderne versies van Windows, met name Windows 10 en Windows 11, is er een ingebouwde Mail- en Agenda- applicatie waarmee accounts van verschillende services (Microsoft, Yahoo, iCloud, IMAP, POP, enz.) beheerd kunnen worden zonder dat de desktopversie van Outlook geïnstalleerd hoeft te worden.

Als u deze app gebruikt en over Yahoo-, iCloud- of IMAP/POP-accounts beschikt , moet u de app mogelijk bijwerken via de Microsoft Store om verbeteringen of bugfixes te ontvangen. Dit is gebruikelijk wanneer providers beveiligingsupdates uitbrengen en de app wordt bijgewerkt naar nieuwe versies.

Om de app bij te werken, drukt u eerst op de Windows -toets op uw toetsenbord om het Startmenu te openen. Typ in de lijst met toepassingen of in de zoekbalk 'Microsoft Store' totdat de officiële Microsoft Store-app verschijnt en open deze vervolgens.

Eenmaal in de Store, gebruik je het zoekvak bovenaan om de app 'Mail en Agenda' te vinden . Als je deze selecteert, krijg je de bijbehorende informatie te zien. Als er een nieuwere versie beschikbaar is, zie je een knop 'Bijwerken' (in plaats van 'Installeren' of 'Openen'). Tik op 'Bijwerken' en wacht tot het proces is voltooid.

Zodra de app is bijgewerkt, kunt u rechtstreeks vanuit de app nieuwe accounts toevoegen of bestaande accounts wijzigen . Dit zorgt ervoor dat u altijd over de nieuwste beveiligingspatches beschikt en compatibel bent met verschillende e-mailservices.

Deze applicatie is ontworpen voor gebruik met een breed scala aan apparaten, waaronder desktops, laptops en hybride apparaten van diverse merken zoals Dell (Inspiron, Latitude, XPS, Vostro, All-in-One pc's, desktop- en mobiele werkstations, Chromebook, Chromebox, G-serie en Alienware, om er maar een paar te noemen). Het principe is voor al deze apparaten hetzelfde: e-mail en agenda centraliseren in een eenvoudige omgeving, zonder dat er extra software geïnstalleerd hoeft te worden.

Problemen met profiel-e-mail in Windows- en Microsoft-accounts

Een vrij veelvoorkomend scenario is dat uw Windows-computer is gekoppeld aan een Microsoft-profiel dat een ander e-mailadres gebruikt dan het adres dat u als uw 'primaire' e-mailadres beschouwt. Dit kan verwarrend zijn, omdat u op het aanmeldscherm van uw pc een ander adres ziet dan in uw online Microsoft-account.

Wanneer u in Windows naar de accountinstellingen gaat en op 'Mijn Microsoft-account beheren' klikt, wordt uw browser geopend en komt u op de pagina voor online accountbeheer terecht. Daar kunt u het primaire e-mailadres dat aan uw Microsoft-account is gekoppeld wijzigen of aliassen toevoegen, maar dit betekent niet altijd dat u het e-mailadres dat als aanmeldingsprofiel op uw pc wordt weergegeven, kunt verwijderen of wijzigen.

In het gedeelte 'E-mail en accounts' van de Windows-instellingen ziet u verschillende e-mailadressen die aan uw apparaat zijn gekoppeld. Bij sommige adressen kunt u ze verwijderen , bij andere niet. Dit komt omdat bepaalde adressen direct zijn gekoppeld aan uw primaire systeemidentiteit en bijbehorende services (OneDrive, Microsoft Store, enz.).

Als u merkt dat het e-mailadres dat aan uw aanmeldingsprofiel is gekoppeld niet van dat scherm kan worden verwijderd, kunt u mogelijk het alias wijzigen via de website van uw Microsoft-account, een nieuw gebruikersaccount op uw computer aanmaken met het juiste e-mailadres, of uw Microsoft-account tijdelijk loskoppelen en een lokaal account gebruiken. De keuze hangt af van of u de gegevens, toepassingen en instellingen van de huidige gebruiker wilt behouden.

Het is belangrijk te begrijpen dat dit alles voornamelijk van invloed is op het account waarmee u inlogt op Windows en de bijbehorende cloudservices, en niet per se op de interne instellingen van e-mailprogramma's zoals Outlook, Gmail in een browser of de Mail- en Agenda-app, die mogelijk hun eigen onafhankelijke accounts hebben.

Een extern account instellen in Gmail met POP3 en SMTP

Naast de programma's die op hun computer zijn geïnstalleerd, geven veel gebruikers er de voorkeur aan om alles te centraliseren met Gmail in hun browser . Een duidelijk voordeel hiervan is dat ze e-mails van andere accounts (zoals die op hun eigen domein) kunnen controleren en versturen zonder van website of programma te hoeven wisselen.

Om een ​​ander account aan Gmail toe te voegen, moet u eerst inloggen op het Gmail-account dat als uw 'hoofdaccount' zal fungeren – het account dat u dagelijks gebruikt. Nadat u bent ingelogd, klikt u op het tandwielpictogram in de rechterbovenhoek om het menu met snelle instellingen te openen en selecteert u vervolgens 'Alle instellingen bekijken'.

Op het instellingenscherm vind je bovenaan verschillende tabbladen. Het tabblad waarin wij geïnteresseerd zijn, is 'Accounts en importeren ', waar je zowel aliassen als het ophalen van berichten uit andere mailboxen kunt beheren. Hier kun je Gmail laten weten dat het e-mails van een extern account moet ophalen.

Zoek in dit tabblad naar het gedeelte 'E-mail van andere accounts controleren '. Daarnaast ziet u een link naar 'Een e-mailaccount toevoegen'. Klik daarop en er wordt een venster of wizard geopend waarin u het e-mailadres kunt invoeren dat u wilt toevoegen (bijvoorbeeld een account van uw eigen domein of een andere provider).

Nadat je dat adres hebt ingevoerd, biedt Gmail verschillende opties. Kies in dit geval de optie 'E-mails importeren van mijn andere account (POP3)' . Met deze modus geeft je Gmail de opdracht om periodiek verbinding te maken met de POP-server van het andere account om de berichten te downloaden en in je Gmail-inbox weer te geven.

Op het volgende scherm moet u de technische gegevens van uw POP-account invoeren: de POP-server (bijvoorbeeld mail.uwdomein.com), de gebruikersnaam (meestal het volledige e-mailadres), het huidige wachtwoord voor dat account en de verbindingspoort . Veel beveiligde configuraties gebruiken poort 995 voor POP met SSL.

Naast de server en poort biedt Gmail ook een aantal handige opties. Zo kun je bijvoorbeeld de optie 'Een kopie van opgehaalde berichten op de server laten staan' inschakelen. Hierdoor blijven de e-mails, hoewel Gmail ze downloadt, op de originele server staan, bijvoorbeeld voor de veiligheid of om ze met een ander programma te gebruiken.

Een andere belangrijke instelling is die waarmee je "Altijd een beveiligde verbinding (SSL) gebruikt om e-mails op te halen ". Het inschakelen hiervan wordt sterk aanbevolen, omdat het de communicatie tussen Gmail en de externe server versleutelt en zo je gebruikersnaam en wachtwoord beschermt tegen mogelijke onderschepping.

Je kunt ook zelf bepalen hoe gedownloade berichten worden weergegeven. Een handige optie is om 'Inkomende berichten labelen met...' in te schakelen en een specifiek label voor dat account te kiezen of aan te maken (bijvoorbeeld de domeinnaam). Zo kun je in je Gmail-inbox gemakkelijk zien uit welke mailbox elke e-mail afkomstig is.

Nadat je alle velden hebt ingevuld, klik je op 'Volgende' zodat Gmail kan controleren of er verbinding met de server kan worden gemaakt. Als alles correct is, ga je verder naar de volgende stap, waar je wordt gevraagd of je berichten wilt kunnen verzenden namens dat externe account, rechtstreeks vanuit Gmail.

Als u de optie 'Ja, ik wil berichten kunnen verzenden als...' selecteert , kunt u e-mails beantwoorden vanuit dat account met Gmail, maar dan met het externe adres in het veld 'Afzender' (in plaats van het Gmail-adres). Dit is erg handig om Gmail te gebruiken alsof het de primaire e-mailclient voor uw domein is, zonder dat de ontvanger een ander adres ziet.

Gmail vraagt ​​je om de naam op te geven waaronder je berichten worden weergegeven (bijvoorbeeld je voor- en achternaam of de bedrijfsnaam) en biedt je de optie om dat adres als alias te behandelen. In de meeste gevallen is het raadzaam om 'Behandelen als alias' te selecteren, tenzij je specifieke redenen hebt om je mailboxen te scheiden.

Vervolgens moet u de SMTP- serverinstellingen configureren . Deze server is verantwoordelijk voor het verzenden van berichten namens dat account. U moet het SMTP-serveradres opgeven (bijvoorbeeld smtp.uwdomein.com), de gebruikersnaam (meestal de volledige accountnaam), het wachtwoord en de poort. Een veelgebruikte waarde in moderne configuraties is poort 587 met TLS als beveiligde verbindingsmethode.

Om te bevestigen dat u inderdaad de eigenaar van het account bent, stuurt Gmail een verificatiemail naar het adres dat u toevoegt . Dit bericht bevat een link en soms een numerieke code. U moet het openen (via de originele webmail of een andere e-mailclient) en door op de link te klikken of de code in Gmail in te voeren, wordt het proces voltooid.

Zodra uw externe account is gevalideerd, wordt deze volledig geïntegreerd in Gmail. Vanaf dat moment zal Gmail periodiek e-mails downloaden van de oorspronkelijke POP-server. Houd er rekening mee dat deze verificatie meestal niet direct plaatsvindt; het kan een paar minuten duren voordat nieuwe berichten zijn gesynchroniseerd, vooral bij accounts met veel e-mailverkeer.

Als je handmatig wilt controleren op nieuwe e-mails, ga dan naar Instellingen > Accounts en importeren , zoek het gedeelte 'E-mail van andere accounts controleren' en gebruik de optie 'Nu controleren op e-mail'. Hierdoor maakt Gmail direct verbinding met de POP-server om te controleren of er nieuwe berichten zijn die gedownload kunnen worden.

Dankzij deze integratie heeft uw computer geen specifiek programma meer nodig om uw meerdere mailboxen te beheren. Met alleen een browser en uw hoofd-Gmail-account kunt u e-mails verzenden en ontvangen vanaf meerdere adressen , alles overzichtelijk houden met labels en profiteren van de infrastructuur van Google zonder uw eigen domeinen op te geven.

Als je begrijpt hoe accountinstellingen, servers, poorten, versleuteling en wachtwoorden werken, en weet waar je deze kunt aanpassen in Windows, Outlook, de Mail- en Agenda-app en Gmail, wordt het veel gemakkelijker om je configuratie up-to-date te houden wanneer je je wachtwoord, provider of computer wijzigt. Dit voorkomt verzend- en ontvangstfouten en geeft je vooral controle over hoe je e-mail op je computer wordt verwerkt , zonder je te hoeven wenden tot halfslachtige of ondoorzichtige instellingen.