- Comprender los ajustes básicos de cualquier cuenta de correo (tipo de cuenta, servidores, puertos y seguridad) es clave para actualizarla bien en un ordenador.
- Windows y Outlook permiten modificar la configuración del correo desde el Panel de control y desde la propia aplicación, adaptándose a cambios de contraseña o servidor.
- Las aplicaciones Correo y Calendario de Microsoft y servicios como Gmail facilitan integrar varias cuentas (POP, IMAP, Yahoo, iCloud) en un único lugar.
- Una buena configuración de sincronización y seguridad garantiza que los correos se envíen y reciban correctamente y que tus datos estén protegidos.
Actualizar la configuración del correo en el ordenador parece algo sencillo, pero cuando cambias de contraseña, de proveedor o algo deja de funcionar, puede convertirse en un auténtico quebradero de cabeza. Además, cada programa (Outlook, Gmail, la app de Correo de Windows, etc.) tiene sus propios menús y nombres para lo mismo, lo que no ayuda precisamente.
En esta guía vas a encontrar una explicación muy detallada y en castellano de España sobre cómo revisar, cambiar y actualizar el correo electrónico en tu PC. Verás cómo hacerlo desde el Panel de control de Windows, desde Outlook para Windows, desde la aplicación Correo y Calendario de Microsoft y también cómo aprovechar Gmail para consultar y enviar correos de otras cuentas (POP3/IMAP). Iremos punto por punto, con todos los detalles necesarios para que no tengas que ir saltando entre mil tutoriales distintos.
Conceptos básicos antes de tocar la configuración del correo
Antes de ponerte a cambiar cosas en tu ordenador, conviene tener claro qué datos necesitas y qué significa cada uno, porque si un solo valor está mal, el correo puede dejar de funcionar (no envía, no recibe o ambas cosas).
La información mínima que deberías tener a mano, normalmente facilitada por tu proveedor de correo (operador, empresa de hosting, servicio tipo Yahoo, iCloud, etc.), incluye tipo de cuenta, servidores, puertos y cifrado. Aunque los nombres cambien un poco según el programa, en el fondo siempre se habla de lo mismo.
El tipo de cuenta suele ser POP3 o IMAP. IMAP mantiene los correos en el servidor y sincroniza todo entre dispositivos, mientras que POP3 descarga los mensajes al equipo (y, según ajustes, puede borrarlos del servidor). Esta elección es importante si quieres ver lo mismo en móvil, tablet y PC.
También son imprescindibles los datos de los servidores de correo entrante y saliente. El servidor entrante puede aparecer como IMAP o POP (por ejemplo, imap.tudominio.com o pop.tudominio.com), y el servidor saliente suele ser SMTP (smtp.tudominio.com). Sin estos nombres correctamente escritos, el programa no sabrá a dónde conectarse.
Además, tendrás que confirmar los números de puerto de cada servidor y el tipo de seguridad que se usa (SSL, TLS u otros métodos de cifrado). Por ejemplo, muchas cuentas POP seguras usan el puerto 995, mientras que para SMTP es bastante habitual el 587 con TLS. Si el puerto o el cifrado no coinciden con lo que indica tu proveedor, los mensajes no llegarán a salir o a entrar.
Por último, revisa tus datos de inicio de sesión: nombre de usuario (suele ser la dirección de correo completa) y contraseña actual. Si has cambiado la contraseña en el servicio web (por ejemplo, en la página de tu proveedor o en la cuenta de Microsoft), deberás introducir esa nueva contraseña en el programa de correo del ordenador.
Actualizar la configuración del correo desde el Panel de control de Windows
En muchos equipos con Windows, especialmente donde se usa Outlook de escritorio, existe un icono específico en el Panel de control llamado Correo (Mail). Desde ahí se entra a una zona más avanzada donde se gestionan perfiles de Outlook y cuentas de correo a un nivel muy detallado.
Lo primero es abrir el Panel de control. En Windows 10 puedes escribir «panel de control» en el cuadro de búsqueda que aparece junto al botón Inicio y seleccionar el resultado correspondiente. En Windows 8.1 también puedes buscarlo directamente desde la pantalla de inicio, y en Windows 7 basta con hacer clic en el botón Inicio y luego en “Panel de control”.
Una vez dentro, busca el icono llamado Correo (a veces aparece como “Correo (Microsoft Outlook)” o similar). Al abrirlo, se mostrará la ventana de configuración de correo de Outlook, donde podrás gestionar perfiles y cuentas.
En esa ventana verás una opción para entrar en las Cuentas de correo electrónico. Al pulsarla, se abre la clásica ventana de “Configuración de la cuenta”, donde aparece la lista de cuentas ya configuradas en ese perfil de Outlook (Exchange, POP, IMAP, etc.). Ahí podrás seleccionar la cuenta que quieras revisar o corregir.
Selecciona la cuenta con la que tienes problemas o que simplemente quieras actualizar y pulsa en Cambiar. Esto te llevará a una pantalla donde se muestran los detalles básicos: tu nombre, dirección de correo, tipo de cuenta, servidores de correo entrante y saliente, y la información de inicio de sesión.
En esta pantalla deberías comparar los valores actuales con los que te facilite tu proveedor de correo. Fíjate, sobre todo, en los nombres de servidor (entrante y saliente) y en el tipo de cuenta (POP o IMAP). Si algo no coincide, corrígelo para adecuarlo a la configuración oficial.
Dentro del apartado de Inicio de sesión verás el nombre de usuario y la contraseña. Asegúrate de que el nombre de usuario es el que corresponde (muchas veces es igual a la dirección de correo completa) y de que la contraseña está actualizada. Si hace poco la cambiaste en la web del proveedor, deberás escribir la nueva aquí.
Para acceder a las opciones avanzadas de puertos y seguridad, haz clic en Más configuraciones…. Se abrirá una ventana con varias pestañas; la que nos interesa especialmente es la pestaña “Avanzadas”, donde se gestionan los puertos del servidor entrante y saliente, así como los tipos de cifrado.
En la pestaña Avanzadas encontrarás los números de puerto del servidor. Para el servidor entrante verás algo como IMAP o POP con un campo numérico (por ejemplo, 993, 995, 110, etc.). Para el servidor saliente, normalmente pondrá SMTP con un número como 587 o 465. De nuevo, contrasta estos valores con la documentación del proveedor o con los datos que tengas anotados.
Junto a cada puerto suele haber una opción que indica el tipo de conexión cifrada (SSL/TLS, STARTTLS, Ninguno, etc.). Es esencial escoger la combinación correcta de puerto y cifrado, ya que algunas combinaciones no son compatibles entre sí (por ejemplo, un puerto que requiere SSL no funcionará si lo pones sin cifrado). Por eso, conviene revisar prácticas de seguridad en línea.
Cuando hayas ajustado puertos y cifrado, pulsa en Aceptar para cerrar esa ventana y vuelve a la pantalla principal de cambio de cuenta. Antes de salir, es muy recomendable usar la opción de Probar configuración de la cuenta, que realizará una serie de comprobaciones de conexión y envío/recepción de mensajes de prueba.
Si la prueba muestra errores o marcas rojas, significa que todavía hay algún dato que no encaja (servidor mal escrito, puerto erróneo, contraseña incorrecta, etc.). Toca revisar cuidadosamente cada campo y, si hace falta, contactar con tu proveedor de correo para confirmar los parámetros.
Si, en cambio, la prueba termina con marcas verdes de éxito, querrá decir que todo está correctamente configurado. En ese caso, puedes cerrar la ventana de prueba, pulsar en “Siguiente” y después en “Finalizar”. A partir de ahí, tu correo debería empezar a enviar y recibir con normalidad usando los nuevos ajustes.
Actualizar la configuración del correo directamente en Outlook para Windows
Además del Panel de control, Outlook para Windows permite cambiar la configuración del correo desde el propio programa, algo muy práctico si lo tienes abierto a diario y solo necesitas retocar algunos detalles, como la contraseña o el servidor saliente.
Para empezar, abre Outlook en tu ordenador y, en la esquina superior izquierda, haz clic en la pestaña “Archivo”. Esto te llevará a la vista de información de la cuenta, donde puedes gestionar varias opciones relacionadas con tus buzones y perfiles.
En la parte central verás un apartado llamado Información de la cuenta, con un desplegable que te permite seleccionar la cuenta que quieres revisar (si tienes más de una configurada). Elige la que corresponda al correo que quieres actualizar.
Justo debajo aparecerá la opción Configuración de la cuenta. Al hacer clic, Outlook mostrará un menú con varias posibilidades, dependiendo de lo que quieras modificar exactamente: los datos del servidor, el nombre de la cuenta, la sincronización o incluso el perfil.
Si accedes al elemento “Configuración de la cuenta”, entrarás de nuevo a la ventana donde puedes agregar nuevas cuentas, eliminar las que ya no uses y ajustar los servidores de las existentes. Aquí, igual que antes, puedes seleccionar una cuenta y pulsar en Cambiar para editarla en detalle.
En otros apartados del mismo menú encontrarás opciones para modificar el nombre descriptivo de la cuenta (el texto que ves tú en la lista de cuentas de Outlook) y ajustar cuántos días de correo quieres que se sincronicen. Esto es útil si tienes buzones muy grandes y no quieres saturar el archivo local del equipo.
La sección más relevante para la mayoría de usuarios es la de Configuración del servidor. Desde ahí puedes cambiar la información de inicio de sesión (incluida la contraseña), el nombre de los servidores, los puertos y la autenticación, de una forma similar a lo que ya vimos en el Panel de control.
Si has cambiado la contraseña con tu proveedor de correo (por ejemplo, desde la web de tu empresa de hosting, desde Outlook.com o desde la administración de Microsoft), deberás actualizar esa misma contraseña en la configuración del servidor de Outlook. Si no lo haces, Outlook seguirá intentando conectar con la antigua y te dará errores de autenticación.
Además, desde este menú puedes cambiar de perfil de Outlook o administrar varios perfiles. Esto es especialmente útil si compartes el equipo, si tienes configuraciones muy diferentes para trabajo y uso personal, o si quieres aislar cuentas corporativas de cuentas privadas.
Una vez que ajustes los datos que te interesen (servidores, puertos, cifrado, nombre de usuario y contraseña), confirma los cambios y pulsa en Siguiente y Listo. Outlook verificará la nueva configuración y, si todo está correcto, comenzará a utilizarla en los siguientes envíos y recepciones.
Actualizar y usar la app Correo y Calendario de Microsoft
En versiones modernas de Windows, especialmente Windows 10 y Windows 11, existe la aplicación integrada de Correo y Calendario, pensada para gestionar cuentas de distintos servicios (Microsoft, Yahoo, iCloud, IMAP, POP, etc.) sin necesidad de instalar Outlook de escritorio.
Si utilizas esta app y tienes cuentas de Yahoo, iCloud o cuentas configuradas como IMAP o POP, es posible que, para recibir mejoras o correcciones de funcionamiento, necesites actualizar la propia aplicación a través de Microsoft Store. Esto es frecuente cuando se introducen cambios de seguridad en los proveedores y la app se adapta con nuevas versiones.
Para actualizarla, lo primero es pulsar la tecla Windows del teclado para abrir el menú de inicio. En la lista de aplicaciones o en el buscador, escribe “Microsoft Store” hasta que aparezca la aplicación de la tienda oficial de Microsoft y ábrela.
Una vez dentro de la Store, utiliza el cuadro de búsqueda de la parte superior para localizar la aplicación de “correo y calendario”. Al seleccionarla, verás su ficha. Si hay una versión más nueva disponible, aparecerá el botón “Actualizar” (en lugar de “Instalar” o “Abrir”). Pulsa en “Actualizar” y espera a que se complete el proceso.
Cuando la aplicación esté actualizada, podrás añadir cuentas nuevas o modificar las existentes desde la misma app. Así te aseguras de que dispones de los últimos parches de seguridad y de compatibilidad con los distintos servicios de correo.
Esta aplicación está diseñada para funcionar con un buen número de equipos, incluyendo ordenadores de sobremesa, portátiles y dispositivos híbridos de distintas marcas como Dell (Inspiron, Latitude, XPS, Vostro, equipos tipo All‑in‑One, estaciones de trabajo fijas y móviles, Chromebook, Chromebox, series G y Alienware, entre otros). En todos ellos, la idea es la misma: centralizar el correo y el calendario en un entorno sencillo, sin necesidad de instalar programas adicionales.
Problemas con el correo de perfil en Windows y cuentas de Microsoft
Un caso bastante habitual es que el equipo de Windows esté vinculado a un perfil de Microsoft que utiliza una dirección de correo distinta de la que tú consideras “principal”. Esto puede liarte, porque ves una dirección en la pantalla de inicio de sesión del PC y otra en tu cuenta de Microsoft online.
Cuando accedes al apartado de Configuración de cuentas en Windows y pulsas en “Administrar mi cuenta de Microsoft”, se abre el navegador y te lleva a la página de gestión de tu cuenta en línea. Ahí se puede cambiar el correo principal asociado a la cuenta de Microsoft o añadir alias, pero eso no siempre implica que puedas borrar o cambiar el correo que aparece como el del perfil de inicio de sesión del PC.
En la sección de “Correo electrónico y cuentas” de la configuración de Windows, verás diferentes direcciones asociadas al dispositivo. Algunas pueden mostrar la opción de eliminar, mientras que otras no la ofrecen. Esto ocurre porque ciertas direcciones están directamente vinculadas a la identidad principal del sistema y a los servicios asociados (OneDrive, Microsoft Store, etc.).
Si te encuentras con que el correo del perfil de inicio de sesión no se puede eliminar desde esa pantalla, la solución puede pasar por cambiar alias desde la web de la cuenta de Microsoft, crear un nuevo usuario en el equipo con el correo correcto o desconectar temporalmente la cuenta Microsoft y trabajar con una cuenta local. La elección dependerá de si quieres mantener datos, aplicaciones y configuraciones del usuario actual.
Conviene tener claro que todo esto afecta principalmente a la cuenta con la que entras en Windows y a los servicios en la nube asociados, no necesariamente a la configuración interna de los programas de correo como Outlook, Gmail en navegador o la app Correo y Calendario, que pueden tener sus propias cuentas independientes.
Configurar una cuenta externa en Gmail usando POP3 y SMTP
Además de los programas instalados en el ordenador, muchos usuarios prefieren centralizarlo todo usando Gmail en el navegador. Una ventaja clara es poder consultar y enviar correos de otras cuentas (como las de tu dominio propio) sin tener que cambiar de web o programa.
Para integrar otra cuenta en Gmail, primero debes iniciar sesión en la cuenta de Gmail que vaya a actuar como “central”, es decir, la que utilizarás a diario. Una vez dentro, haz clic en el icono del engranaje en la esquina superior derecha para abrir el menú rápido de configuración y, después, entra en la opción “Ver todos los ajustes”.
En la pantalla de configuración encontrarás varias pestañas en la parte superior. La que nos interesa es la de “Cuentas e importación”, donde se gestionan tanto los alias como la consulta de mensajes de otros buzones. Aquí es donde podrás decirle a Gmail que recupere los correos de una cuenta externa.
Dentro de esta pestaña, busca el apartado llamado “Consultar el correo de otras cuentas”. Al lado verás un enlace para “Añadir una cuenta de correo”. Haz clic ahí y se abrirá una ventana o asistente pidiéndote que introduzcas la dirección de correo que quieres añadir (por ejemplo, una cuenta de tu propio dominio o de otro proveedor).
Tras escribir esa dirección, Gmail te ofrecerá varias opciones. En este caso, elige la que indica “Importar correos electrónicos de mi otra cuenta (POP3)”. Este modo le dice a Gmail que se conecte periódicamente al servidor POP de la otra cuenta para descargar los mensajes y mostrarlos en tu bandeja de entrada de Gmail.
En la siguiente pantalla deberás introducir los datos técnicos de la cuenta POP: el servidor POP (por ejemplo, algo tipo mail.tudominio.com), el nombre de usuario (normalmente la dirección completa), la contraseña actual de esa cuenta y el puerto de conexión. En muchas configuraciones seguras se utiliza el puerto 995 para POP con SSL.
Además del servidor y el puerto, Gmail también te permite marcar varias casillas interesantes. Por ejemplo, puedes activar la opción de “Dejar una copia del mensaje recuperado en el servidor” para que, aunque Gmail descargue los correos, estos se mantengan en el servidor original por seguridad o para usarlos con otro programa.
Otra casilla importante es la que obliga a “Utilizar siempre una conexión segura (SSL) para recuperar mensajes de correo electrónico”. Activarla es muy recomendable, ya que cifra la comunicación entre Gmail y el servidor externo, protegiendo tu usuario y contraseña frente a posibles interceptaciones.
También puedes decidir cómo quieres que se vean los mensajes descargados. Una opción útil es activar “Etiquetar mensajes entrantes con…” y elegir o crear una etiqueta específica para esa cuenta (por ejemplo, el nombre del dominio). Así, en tu bandeja de entrada de Gmail podrás reconocer de un vistazo de qué buzón procede cada correo.
Una vez que hayas cumplimentado todos los campos, pulsa en “Siguiente” para que Gmail compruebe si puede conectarse al servidor. Si todo es correcto, seguirá con el siguiente paso, donde te preguntará si quieres poder enviar mensajes como esa cuenta externa directamente desde Gmail.
Si marcas la opción “Sí, quiero poder enviar mensajes como …”, podrás responder a correos de esa cuenta usando Gmail pero con la dirección externa en el remitente (en vez de la de Gmail). Esto es muy útil para usar Gmail como si fuera el cliente principal de tu dominio sin que el destinatario vea una dirección diferente.
Gmail te pedirá que indiques el nombre con el que se mostrarán tus mensajes (por ejemplo, tu nombre y apellidos o el nombre comercial de tu entidad) y te ofrecerá la posibilidad de tratar esa dirección como un alias. En la mayoría de casos suele ser conveniente marcar “Tratarlo como un alias”, salvo que tengas necesidades muy específicas de separación entre buzones.
Después habrá que configurar los datos del servidor SMTP, que se encargará de enviar los mensajes en nombre de esa cuenta. Tendrás que indicar la dirección del servidor SMTP (por ejemplo, smtp.tudominio.com), el nombre de usuario (normalmente la cuenta completa), la contraseña y el puerto. Un valor típico en configuraciones modernas es el puerto 587 con TLS como método de conexión segura.
Para que Gmail pueda confirmar que realmente eres el propietario de esa cuenta, se enviará un correo de verificación a la dirección que estás añadiendo. En ese mensaje encontrarás un enlace y, a veces, un código numérico. Tendrás que abrirlo (desde el webmail original u otro cliente) y, al pulsar el enlace o introducir el código en Gmail, se completará el proceso.
Una vez validada, tu cuenta externa quedará totalmente integrada en Gmail. Desde ese momento, Gmail comenzará a descargar los correos cada cierto tiempo desde el servidor POP original. Ten en cuenta que esta comprobación no suele ser instantánea; puede tardar unos minutos en sincronizar nuevos mensajes, sobre todo en cuentas con mucho tráfico.
Si en algún momento quieres forzar una revisión manual de nuevos correos, puedes volver a Configuración > Cuentas e importación, localizar el apartado de “Consultar el correo de otras cuentas” y usar la opción “Comprobar si tengo correo ahora”. De esa forma, Gmail lanza una conexión inmediata al servidor POP para ver si hay mensajes nuevos pendientes de descargar.
Gracias a esta integración, el ordenador deja de depender de un programa específico para gestionar tus distintos buzones. Con tan solo un navegador y tu cuenta principal de Gmail, puedes enviar y recibir correos de varias direcciones, mantenerlo todo organizado por etiquetas y disfrutar de la infraestructura de Google sin renunciar a tus dominios propios.
Conociendo cómo funcionan los ajustes de tipo de cuenta, servidores, puertos, cifrado y contraseñas, y viendo dónde se modifican en Windows, Outlook, en la app Correo y Calendario y en Gmail, resulta mucho más sencillo mantener al día tu configuración cuando cambias de clave, proveedor o equipo. Así evitas errores de envío y recepción y, sobre todo, tienes el control de cómo se maneja tu correo en el ordenador, sin depender de medias tintas ni de configuraciones opacas.
