Lo primero que se debe tener en cuenta antes de pensar en hacer un acta de reunión es saber de qué se trata, este es un documento el cual consiste en recopilar todos los temas y acuerdos que se tratan en una reunión ya que de esta forma se tiene un soporte de todo lo que allí se diga.
Con este tipo de actas es más sencillo tener un soporte a la hora de que alguno de los acuerdos que se vayan a llevar a cabo entren en discusión nuevamente ya que es un documento que sirve para hacer valer lo que se acuerda, estos documentos se pueden hacer por diversos entes dependiendo de la seriedad del asunto que se esté tratando.
Por supuesto para poder llevar a cabo estos documentos las reuniones deben ser debidamente convocadas por escrito y con un tiempo prudencial para que la información pueda llegar a todas las personas ya que es necesario que esté presente la mayor cantidad de participantes de manera tal que el acuerdo pueda ser válido.
Índice
¿Cómo Hacer un Acta de Reunión de Vecinos?
Es normal que un sitio donde viven diversas personas se presenten problemas, bien sean de seguridad, en cuanto a la limpieza o cualquier otro problema es por ello que suelen contar con una estructura llamada junta de vecinos o condominio dependiendo de si es un conjunto residencial o simplemente una calle.
Por ello es importante que las personas que viven en la comunidad sepan cómo hacer un acta de reunión de vecinos ya que esta es una manera de hacer que las personas que viven allí se comprometan con una serie de normas o acuerdos para poder mejorar la calidad de vida de los habitantes.
Al tratarse de un condominio es importante destacar que las juntas deben ser convocadas con un mínimo de 6 días ya que este es el tiempo prudencial para que todos los propietarios estén al tanto y puedan asistir, también es necesario informar sobre que va a tratar la reunión.
Cuando se va a realizar un acta de este tipo es necesario que en la misma se asiente la convocatoria de la reunión ya que esta es una de las formas de poder darle validez. Para hacer un acta de este tipo se pueden seguir los siguientes pasos:
- Lo primero que se debe colocar en el acta es la convocatoria a la reunión
- Luego debe asentarse los puntos que se van a trata en la reunión
- Al final de esto se debe asentar la firma en este caso del presidente y del secretario de la junta de vecinos
- Deben colocar los acuerdos a los cuales se llegaron por cada punto en la reunión, así haya un punto en cual no se tenga ningún acuerdo debe indicarse
- Es recomendable que todo este escrito en un lenguaje claro.
Al hacer este tipo de documentos es importante colocarles la fecha pues de esta manera se da fe de la reunión, la cantidad de asistentes y los acuerdos a los cuales todos los propietarios deben atenerse.
¿Cómo Hacer un Acta de Reunión Extraordinaria?
Este tipo de documentos son un poco diferentes ya que están orientados a aquellas reuniones que se dan de manera extraordinaria es decir una junta por motivos normales suele llamarse con lapsos de tiempo amplios o que ya están establecidos.
Cuando se trata de una reunión extraordinaria es porque se realiza con una convocatoria que es hecha en periodos cortos de tiempo, en la mayoría de los casos estas reuniones están motivadas por sucesos que no pueden esperar mucho tiempo para ser abordados.
Al momento de realizar un acta de reunión extraordinaria es necesario que se destaque este punto ya que al momento de colocar la convocatoria como es en un lapso de tiempo corto podría perder validez si no se señala que se motivó por un hecho de máximo interés.
Para llevar a cabo un acta de este tipo se pueden seguir una serie de ítems tales como:
- Se debe colocar primero el nombre de la asociación
- La fecha y el lugar en cual se va a llevar a cabo la reunión
- Es importante señalar el número de convocatorias que se realizaron
- La identidad de los miembros de la mesa tales como director o secretario
- La cantidad de personas que están participando en la misma con sus firmas para corroborar la asistencia
- Al final debe estar la firma de la junta directiva correspondiente para darle el carácter de formalidad que le corresponde.
¿Cómo Hacer un Acta de Reunión de una Empresa?
En las empresas las actas juegan un papel de mayor importancia ya que es la forma que tienen las mismas para protegerse ante cualquier problema de acuerdos bien sea con los empleados o hasta con la misma junta directiva.
Por ello hacer un acta de reunión de una empresa puede ser un asunto un poco delicado, es importante que se tenga en cuenta que se deben incluir ciertos parámetros que son necesarios para el carácter de institución.
Algunos de los parámetros que se pueden tener en cuenta son:
- Nombre de la entidad que está realizando la reunión
- Número de la sesión que se está llevando a cabo
- Fecha, hora y lugar
- Los datos de los asistentes
De esta forma se puede llevar un mejor control de las personas que están participando además se debe colocar cuales son los puntos que se debatieron ya que de esta manera queda asentado quienes lo aceptaron y quiénes no.
¿Cómo Hacer un Acta de Reunión Virtual?
Las reuniones no siempre son presenciales en muchos casos estas se pueden llevar a cabo a través de la web sobre todo cuando no todas las personas se encuentran en la misma cuidad es por ello que es importante saber cómo hacer un acta de reunión virtual.
En la mayoría de los casos cuando se hacen estos documentos deben ser guardados en algún sitio destinado para tal fin es por ello que existe un libro de actas en el cual se ordenan estos documentos en caso de que sean necesarios posteriormente.
Algunos de los puntos que se pueden colocar en un acta de este tipo son:
- El encabezado en vez de señalar el sitio de la reunión dirá el medio que se está usando para la misma
- Se debe dejar constancia de los temas que se están tratando en la reunión con todos aquellos que estén presentes
- Como a través de este medio es un poco complicado todo el proceso de las firmas se pasa la asistencia de los integrantes sin sus firmas
Es importante hacer contar en este tipo de actas que las personas que participaron no pudieron firmar debido a la modalidad de la misma, pero no por ello debe perder formalidad y cumplir con el orden de un acta teniendo en cuenta la convocatoria de la reunión y los puntos a trata.
