¿Cómo hacer un cuadrante de trabajo?

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En cualquier empresa la organización es vital para su correcto funcionamiento, es por esto que emplean programas que permiten sistematizar toda la data para así poder mantener en orden todo lo relacionado con personal, trabajos, turnos, entre otros. En esta oportunidad te diré como hacer un cuadrante de trabajo para tu negocio o empresa. Primeramente, debes tener en mano todos los datos de importancia para llenar la planilla de cuadrante de trabajo, como lo es trabajadores, servicio, turnos, horas contratadas, entre otros. Además, debes definir con que lapso de tiempo vas a trabajar en el cuadrante, puede ser semanal, quincenal o mensual, siendo éste último el más recomendable. Finalmente, tienes que seleccionar cuál es el programa que vas a usar para hacer el cuadrante, en este caso, si tu personal es muy amplio debes saber que existen programas especializados que te permiten sistematizar esta información sin problemas, sin embargo, otra opción sencilla es usar Excell para esta tarea. A continuación, te mostraré como realizar dos tipos de cuadrante de trabajo que puedes aplicar en tu caso.

¿Cómo Hacer un Cuadrante de Trabajo?

Organizar todo el sistema por mes es una opción cómoda, por el hecho de que no necesitas hacer este proceso de forma reiterada, sino que antes de comenzar cada mes, facilitando la focalización de la información y minimizar el trabajo. En este caso tienes dos opciones, seleccionar programas como Hiberus, KVP, entre otros, o hacerlo de forma manual con Excell. Si elijes algún programa especial, tu función no es más que la de rellenar las casillas, pues ya todo está prediseñado, por ende, no tienes que hacer mucho en cuánto a programación. Pero en el caso de que quieras hacerlo de forma manual, el procedimiento a seguir es el siguiente:

Paso 1.- Abre un nuevo documento en Excel✔

Para crear un nuevo documento debes hacer click en el icono de Microsoft Excel en el inicio de Windows o puedes hacer seleccionar el menú Archivo, luego Nuevo y por ultimo click en Documento en blanco.

Paso 2.- Ingresa los datos de los trabajadores✔

Usa la primera columna (A) para colocar los nombres de cada uno de los trabajadores, en orden alfabético, la primera casilla es para identificar la columna (TRABAJADORES) y los nombres irán debajo.

Paso 3.- Identifica los días del mes✔

Estos irán en las diferentes celdas de la fila 1; al lado de la sección  TRABAJADORES que ocupa la casilla 1-A, ingresa los 30 días; por ejemplo L-01; M-02; M-03.

Paso 4.- Identifica las secciones para salarios, horarios, entre otros✔

En la última fila de tu cuadrante vas a totalizar, es decir, vas a hacer en la primera columna casillas de: Total de Horas Asignadas, Acumulado asignado, Horas contratadas, pagos y bonos y en la fila de cada una van a aparecer los resultados.

Paso 5.- Horas de trabajo diario✔

En la última columna del cuadrante vas a colocar las horas laborables del día. Esta es una muy buena forma de lograr un cuadrante de trabajo en excell, sólo tienes que aplicar fórmulas de autosuma, multiplicación, porcentaje, entre otros. Para aquellos que quieren ir más allá este programa es una excelente herramienta porque si sombreas los datos te permite sacar gráficos, estadísticas, entre otros, para observar el rendimiento de sus trabajadores.

¿Cómo Hacer un Cuadrante de Trabajo por Turnos?

En el caso de que desees hacer la organización por turnos, el procedimiento varía un poco, pues hay empresas o negocios que tienen dos turnos, otros tres, otros cuatro, es decir, el reordamiento es un poco más complejo. Adicionalmente, es necesario leer el marco jurídico de tu país para verificar que los turnos estén de acuerdo a las leyes laborales, los tiempos de descanso obligatorios, entre otros.

Paso 1.- Establece los turnos que usaras✔

Debes definir los turnos que va a tener tu negocio o empresa y ordenarlos por bloque, ejemplo, nocturno, mañana, tarde, entre otros.

Paso 2.- Contar con suficientes trabajadores para cada turno✔

Luego debes verificar que la demanda de los turnos esté proporcional a la cantidad de trabajadores disponibles, para así, darle la guardia que necesitan. De esta forma elabora un patrón de trabajo, para que las personas se acoplen a la misma.

Paso 3.- Elabora el patrón o cuadrante de trabajo✔

Una vez listo este patrón de trabajo te toca adaptarlo a tus trabajadores y dividir tu mano de obra en cada patrón, considerando las habilidades y capacidades de cumplir una tarea. Es decir, mantenimiento tiene un patrón, administración otro y así sucesivamente.

Paso 4.- Pasa el cuadrante al ordenador✔

Te toca sistematizar en el ordenador, en este caso tienes dos opciones;

#1.1: A través de Excel

Puedes usar Microsoft Excel para hacer el cuadrante de trabajo en tu ordenador, en el apartado anterior encuentras un paso a paso que te ayudara en esta tarea; creando una plantilla desde cero y diferenciando los turnos por colores, ya que sus herramientas son muy completas.

#1.2: En línea

Ya sea que descargues una plantilla en la web y la trabajes en Excel u otro procesador de hojas de cálculo o que uses una en línea; esta opción te facilitara y ahorrara mucho trabajo.

Paso 5.- Ingresa la información al cuadrante✔

Ahora deberás rellenar todas las casillas de columnas y filas, con la información que corresponde al cuadrante de trabajo, junto a los distintos turnos en los que los trabajadores laboraran. En fin, el cuadrante de trabajo es un elemento que permite organizar a todo tu personal, es necesario en cualquier tipo de emprendimiento que tengas y lo mejor del caso es que existen una gran cantidad de opciones que puedes usar para obtenerla. Si quieres conocer esta y otras informaciones te invito a seguir disfrutando de los contenidos de nuestro blog.